Rapportering, avtaler og kontraktar

Avtaler og kontraktar

Kontrakt mellom direktoratet og institusjonane

Når de har fått tildelt midlar til eitt eller fleire mobilitetsprosjekt, får de tilsendt ein kontrakt med tilhøyrande vedlegg frå oss.

Kontrakten skal signerast digitalt av den personen som de har ført opp som "legal representative"/"legal contact", eventuelt av personar ved institusjonen som har fått delegert signaturmyndigheit.

Vi har utarbeidd ein rettleiar for elektronisk signatur som de kan levere til "legal representative"/"legal contact", viss det er behov for det (PDF).

Avtale med mobilitetsdeltakarane

Elektronisk signatur

Avtalane som de inngår med mobilitetsdeltakarane skal signerast. Signaturen kan vere ein fysisk signatur, men vi vil òg godta signatur med BankID og AdobeSign.

Vi godtek i tillegg signering med datamus. De må sjølv vurdere risikoen knytt til ei slik signering. Sjølv om vi godtek denne typen signatur, oppmodar vi dykk til å bruke sikrare signaturmetodar.

Ved revisjon og bilagskontroll vil vi sjekke at avtalane er signerte, og dato for signering. Generelt sett føreset vi at de sikrar gyldige avtaleinngåingar. Ved elektronisk signatur med BankID eller AdobeSign kan signaturane dokumenterast via systema som blir brukte for elektronisk signatur.

Institusjonsavtalar

For at studentar og tilsette skal kunne reise på utveksling til partnarinstitusjonar i andre land, må det finnast ein Erasmus+-institusjonsavtale mellom partane, såkalla "Inter-Institutional Agreement" (IIA).

Ein institusjonsavtale kan bli inngått mellom to eller fleire utdanningsinstitusjonar, og dannar rammeverket for at institusjonane kan sende studentar og tilsette på utvekslingsopphald til kvarandre.

Ein institusjonsavtale er ikkje påkravd for å kunne sende studentar på praksisopphald til ei bedrift, organisasjon e.l., eller for å kunne sende tilsette på opplæringsopphald.

EU-kommisjonen har utarbeidd malar for institusjonsavtalar, og desse malane inneheld minimumskravet til kva avtalane må innehalde. Dersom de ønskjer å leggje til fleire element til avtalane er dette tillate, men det er ikkje mogleg å inngå avtalar som er mindre omfattande enn kva malane legg opp til.

Det er ulike malar og krav for KA131 og KA171.

De kan lese meir om Erasmus+-institusjonsavtalar på EU-kommisjonens nettside. Her finn de òg malane til dei ulike institusjonsavtalane: Inter-institutional Agreements | Erasmus+ (europa.eu)

Rapportering

Interimrapportering KA131 og KA171

Undervegs i prosjektperioden må de levere inn ein interimrapport.

Formålet til interimrapporten er å finne ut av framdriften til prosjektet, og om det er midlar som kan bli refordelt mellom institusjonane som deltek i tiltaket.

Korleis interimrapporten blir gjennomført

I god tid før fristen for interimrapportering, vil de få tisendt ein e-post med eit skjema som skal fyllast ut og returnerast til oss. Fristen for å levere interimrapporten står i kontrakten (i første del).

I skjemaet vil de få moglegheit til å levere frå dykk midlar og/eller søkje om fleire midlar.

Levera frå seg midlar

Viss de i løpet av prosjektperioden kjem til å sende ut færre studentar og/eller tilsette enn det som de opphavleg har fått midlar til, kan de levere frå dykk mobilitetsmidlar. Likeins kan de levere frå dykk midlar de har fått til blanda intensivprogram (BIP).

Desse midlane vil bli fordelte til dei institusjonane som treng fleire midlar.

Søke om fleire midlar

Viss de har sendt ut eller planlegg å sende ut fleire studentar og/eller tilsette enn det som dykk opphavleg har fått midlar til, kan de i interimrapporten òg søkje om fleire mobilitetsmidlar. Likeins kan de søkja om fleire midlar til blanda intensivprogram (BIP).

Om de får fleire midlar og kor mykje de eventuelt får etter interimrapporteringa, er avhengig av at det er institusjonar som har gitt frå seg midlar ved interimrapporteringa.

Innanfor KA171 er ein avhengig av at det er midlar tilgjengeleg i same region som landet ein ønsker å få meir midlar til

Ingen endringar

Viss de ikkje ønskjer å gjere nokon endringar i den opphavlege tildelinga, treng de ikkje fylla ut skjemaet. Vi ber likevel om at de gir beskjed om dette til oss på e-post.

Korleis interimrapporten blir behandla

Interimrapportene vil bli gjennomgått kort tid etter at fristen er gått ut. Vi vil gjere ein refordeling av midlane dersom nokon av dykk rapporterer at de ikkje får til å bruke alle midlane dykk opphavleg fekk tildelt, medan andre rapporterer om at dei treng fleire midlar.

Når interimrapportene er ferdig behandla, blir det gjennomført nye utbetalingar. De av dykk som har gitt frå seg midlar og/eller søkt om fleire midlar, vil då få eit vedtaksbrev og ein tilleggskontrakt med revidert budsjett. Denne kontrakten skal signerast av "legal representative"/"legal contact", eventuelt av personar ved institusjonen som har fått delegert signaturmyndigheit.

De av dykk som har brukt opp 70 prosent av første utbetaling, vil få utbetalt dei resterande midlane frå den opphavlege tildelinga, og dessutan eventuelle nytildelte midlar.

De av dykk som rapporterer at de ikkje får til å bruke dei opphavleg tildelte midlane, vil anten ikkje få ei ny tildeling eller måtte returnere midlar til oss.

De av dykk som har meldt frå om at de ikkje ønskjer nokon endringar, har krav på å få utbetalt dei resterande midlane på prosjektet viss de har gjennomført mobilitetar som svarer til 70 prosent av første utbetaling (den første utbetalinga ved prosjektstart svarar til 80 prosent av opphaveleg tildeling).

De vil alle vil bli informert per brev om utfallet av interimrapporteringa, og eventuelle nye utbetalingar eller krav om tilbakebetaling.

Ver merksam på at de når som helst i løpet av prosjektperioden kan be om å få utbetalt dei resterande midlane på prosjektet, så lenge de kan vise til at 70 prosent av den første utbetalinga er brukt opp.

Sluttrapportering

Høgare utdanningsinstitusjonar som deltek i mobilitetsaktivitetane i Erasmus+, skal levere ein sluttrapport innan 60 dagar etter at prosjektperioden er over. Sluttrapporten blir generert i Beneficiary Module, og skal fyllast ut og leverast der. Det er me som evaluerer sluttrapportane, og de kan derfor skrive på norsk.

Dersom de i løpet av eit prosjektet har hatt kostnader under budsjettkategoriane «Inclusion support for participants» og/eller «Exceptional costs for expensive travel», skal de fylle ut og laste opp følgjande Excel-fil med tilhøyrande dokumentasjon i sluttrapporten i Beneficiary Module. Dette er særleg aktuelt for KA131.

Excel-fil for rapportering på «Inclusion support for participants» og/eller «Exceptional costs for expensive travel».