Rapportering, avtaler og kontrakter

Avtaler og kontrakter

Kontrakt mellom direktoratet og institusjonane

Når de har fått tildeling til eitt eller fleire mobilitetsprosjekt, får de tilsendt ein kontrakt med tilhøyrande vedlegg frå oss.

Kontrakten skal signerast digitalt av den personen som de har ført opp som "legal representative"/"legal contact".

Vi har utarbeidd ein rettleiar for elektronisk signatur som de kan levere til "legal representative"/"legal contact", viss det er behov for det (PDF).

Avtale med mobilitetsdeltakarane

Elektronisk signatur

Avtalane som de inngår med mobilitetsdeltakarane skal signerast. Signaturen kan vere ein fysisk signatur, men vi vil òg godta signatur med BankID og AdobeSign.

Vi godtek i tillegg signering med datamus. De må sjølv vurdere risikoen knytt til ei slik signering. Sjølv om vi godkjenner denne typen signatur, oppmodar vi de til å bruka sikrare metodar for signatur.

Ved revisjon og bilagskontroll vil vi sjekke at avtalane er signerte, og dato for signering. Generelt sett føreset vi at de sikrar gyldige avtaleinngåingar. Ved elektronisk signatur med BankID eller AdobeSign kan signaturane dokumenterast via systema som blir brukte for elektronisk signatur.

Institusjonsavtalar

For at studentar og tilsette skal kunne reise på utveksling til partnarinstitusjonar i andre land, må det finnast ein Erasmus+-institusjonsavtale mellom partane, såkalla "Inter-Institutional Agreement" (IIA).

Ein institusjonsavtale kan bli inngått mellom to eller fleire utdanningsinstitusjonar, og dannar rammeverket for at institusjonane kan sende studentar og tilsette på utvekslingsopphald til kvarandre.

EU-kommisjonen har utarbeidd malar for institusjonsavtalar, og desse malane inneheld minimumskravet til kva avtalane må innehalde. Dersom institusjonane ønskjer å leggje til fleire element til avtalane er dette tillate, men det er ikkje mogleg å inngå avtalar som er mindre omfattande enn kva malane legg opp til.

Det er ulike malar og krav for KA131 og KA171.

Du kan lese meir om Erasmus+-institusjonsavtalar på EU-kommisjonens nettside. Her finn du òg malane til dei ulike institusjonsavtalane: Inter-institutional Agreements | Erasmus+ (europa.eu)

Ein institusjonsavtale er ikkje påkravd for å kunne sende studentar på praksisopphald til ei bedrift, organisasjon e.l., eller for å kunne sende tilsette på opplæringsopphald.

Rapportering

Interimrapportering KA131 og KA171

Undervegs i prosjektperioden må alle institusjonar levere inn ein interimrapport.

Formålet til interimrapporten er å finne ut om det er midlar som kan refordeles mellom institusjonane somdeltek i tiltaket.

Korleis interimrapporten blir gjennomført

Me sender ut ein e-post til alle institusjonane med eit skjema som skal fyllast ut og returnerast innan ein gitt frist. Fristen for interimrapporteringen står i kontrakten mellom oss og dere (i første del).

I skjemaet vil de få moglegheit til å levere frå de midlar og/eller søkje om fleire midlar.

Levera frå seg midlar

Viss de i løpet av prosjektperioden kjem til å sende ut færre studentar og/eller tilsette enn det som de opphavleg har fått midlar til, kan de levere frå de mobilitetsmidlar. Likeins kan de levere frå de midlar de har fått til blanda intensivprogram.

Desse midlane vil bli fordelte til dei institusjonane som treng fleire midlar.

Søke om fleire midlar

Viss de har sendt ut eller planlegg å sende ut fleire studentar og/eller tilsette enn det som de opphavleg har fått midlar til, kan de i interimrapporten òg søkje om fleire mobilitetsmidlar. Likeins kan de søkja om fleire midlar til blanda intensivprogram.

Om de får fleire midlar og kor mykje de eventuelt får etter interimrapporteringen, er avhengig av at det er institusjonar som har gitt frå seg midlar ved interimrapporteringen.

Innanfor KA171 er ein avhengig av at det er midlar tilgjengelig i same region som landet ein ønsker å få meir midlar til

Ingen endringar

Viss de ikkje ønskjer å gjere nokon endringar i den opphavlege tildelinga, treng de ikkje fylla ut skjemaet. Me ber likevel om at de gir beskjed om dette til oss på e-post.

Korleis interimrapporten blir behandla

Interimrapportene vil bli gjennomgått kort tid etter at fristen er gått ut. Me vil gjere ein refordeling av midlar dersom nokre institusjonar melder at dei ikkje får til å bruka alle midla dei opphavleg fekk tildelt medan andre melder om at dei har fått tildelt for lite midlar.

Når interimrapportene er ferdig behandla, blir det gjennomført nye utbetalingar til institusjonane. Då får institusjonane utbetalt dei resterande midlane frå den opphavlege tildelinga, og dessutan eventuelle ekstra/nytildelte midlar.

Dei som rapporterer at dei ikkje vil vere i stand til å bruka opp dei opphavleg tildelte midlane, vil anten ikkje få ei ny tildeling eller måtte betala tilbake midlar til oss.

Dei som har meldt frå om at dei ikkje ønskjer nokon endringar, har krav på å få utbetalt dei resterande midlane på prosjektet viss dei har gjennomført mobilitetar som svarer til 70 % av første utbetaling (den første utbetalinga ved prosjektstart svarer til 80 % av opphavleg tildeling).

Alle institusjonar vil bli informert per brev om utfallet av interimrapporten og eventuelle nye utbetalingar eller krav om tilbakebetaling.