Prosjektmidlar

Fleksibel bruk av prosjektmidlane (KA131)

For å klargjere reglane og tilby rettleiing til dei institusjonane som opplever at midlane ikkje strekk til, har me laga ei oversikt over korleis de kan bruke prosjektmidlane på ein fleksibel måte, innanfor dei rammene som er fastsette i Erasmus+. Oversikta dekkjer mellom anna zero grant- og delvis zero-grant opphald, og justering av reisestøtta. Den viser og kva tiltak de kan gjere utan kontraktendring, og kva tiltak som krev kontraktendring.

Zero grant-opphald (opphald utan stipend)

De kan sende ut studentar og tilsette på mobilitetsopphald utan stipend. Sjølv om deltakarane ikkje får stipend, skal dei dra nytte av alle fordelane ved å vere Erasmus+-student og -tilsett.

OBS! Studentar som har krav på tilleggssstipend for underrepresenterte grupper kan ikkje sendast ut med zero grant.

Delvis zero grant-opphald (opphald med delvis stipend)

De kan sende studentar og tilsette på mobilitetsopphald utan stipend for delar av opphaldet. Regelen er då at deltakarane skal få stipend for minimums varigheit. Til dømes: Ein student på langtidsopphald har krav på stipend for minimum 2 månader.

OBS! Delvis zero grant-opphald påverkar berre den individuelle støtta, ikkje reisestøtta.

Reisestøtte

Utgangspunktet er at alle deltakarar har rett på Erasmus+-reisestøtte. Dersom dei får støtte frå andre finansieringskjelder, kan de velje å ikkje gi dei Erasmus+-reisestøtte.

OBS! Studentar kan aktivt velje å seie frå seg reisestøtta frå Lånekassen. Studentane som gjer det, har krav på reisestøtte frå Erasmus+. Koleis de eventuelt vel å verifisere at studenten har sagt frå seg Lånekassestøtten er opp til dykk.

Tilleggsstipend

De kan be om ytterlegare dokumentasjon frå deltakarar som søkjer om tilleggsstipend for studentar frå underrepresenterte grupper.

De kan og ta stikkprøver blant studentane som får tilleggsstipend, og informere om at dette vil bli gjort.

I tillegg kan de klargjere for studentane kva kriterium som ligg til grunn for å få tilleggsstipend. Til dømes kan de presisere at funksjonsnedsetjinga eller den kroniske sjukdommen må vere langvarig eller permanent, og han må i vesentleg grad hindre individet frå å delta i samfunnet på lik linje med andre.

Kva det kan gjere utan ei kontraktendring

Det kan gjeren følgjande budsjettoverføringar utan å be om ei kontraktendring.

• Inntil 100 prosent av tilsettmobilitetsmidlane kan overførast til studentmobilitet
• Inntil 10 prosent av studentmobilitetsmidlane kan overførast til tilsettmobilitet
• Inntil 100 prosent av ubrukte BIP-OS-midlar kan overførast til både student- og tilsettmobilitet
• Inntil 100 prosent av OS-midlane kan overførast til både student- og tilsettmobilitet

OBS! Risiko for tilbakebetaling av OS-midlar.

OS-midlane er knytt til kostnadane de har hatt for kva enkelt deltakar de har sendt ut (inkludert zero grant-deltakarar). Dersom færre deltakarar blir sendt ut enn tildelt, kan det føre til at de må betale tilbake delar av OS-midlane. Eit avvik på opptil 10 prosent er tillate uten at tilbakebetaling er nødvendig.

Ta kontakt med oss om du har spørsmål om OS-midlane: erasmus@hkdir.no

Kva det kan gjere med ei kontraktendring

De må be om ei kontraktendring viss de ønskjer å

• overføre meir enn 10 prosent av studentmobilitetsmidlane til tilsettmobilitet
• auke BIP-OS-midlane fordi BIP-en har fleire deltakarar enn venta. Til dømes når ein BIP har fått tildelt BIP-OS-midlar for 16 deltakarar, men vil ende opp med 20 deltakarar. (Det blir framleis berre gitt finansiering for mellom 10 og 20 deltakarar.)

Prosjektmidlar - Individuell mobilitet i høgare utdanning (KA131)

Tildeling av midlar

Vi tek imot årlege budsjett frå EU-kommisjonen som fortel kor mykje midlar som skal delast ut i dei ulike tiltaka i Erasmus+. Når vi har tatt imot søknadane frå dykk, vil dei bli sakshandsama av oss og midlane frå EU-kommisjonen blir fordelt.

Kriterium for tildeling

Tidlegare oppnådd resultat ("past performance")

I vurderinga av søknaden vil vi leggje vekt på resultata de har hatt i tiltaket dei siste åra. Vi ser på sluttrapport/førebels registrerte tal frå førre prosjekt, og tala frå interimrapporten for inneverande prosjekt.

I 2024-tildelinga i KA131 tok vi utgangspunkt i resultatet frå sluttrapportane til 2020- og 2021-prosjektet.

Vedlegg til søknaden

På søknadstidspunktet veit dei færraste av dykk nøyaktig kor mange studentar og tilsette som skal reise ut det neste studieåret, og kor dei skal reise. Søknaden er dermed eit anslag over mobilitetsaktivitetane, og vi har erfart at nokon av dykk gjerne søkjer om stipendmidlar til fleire mobilitetar enn de vil klarer å sende ut.

For lettare å kunna vurdere kor realistiske søknadstala er, ber vi om at søknadstala blir grunngitt i eit obligatorisk vedlegg til søknaden. Vedlegget, som vi har utarbeidt, vil bli tilgjengeleg for dykk i god tid før søknadsfristen.

Relevant grunngivingar for søknadstala kan til dømes vere

• nye satsingar som kan gje behov for auka tildeling
• endringar som gjer at de forventar ein auke i ein eller fleire av mobilitetskategoriane
• kva land de normalt sender studentar til, særleg om de sender få studentar

Korleis vi reknar ut tildelinga

Generelle prinsipp

Vi søkjer å leggje opp til ei lita auke ved tildeling for alle de av dykk som søkjer om fleire midlar enn de tidlegare har fått. Dette gjeld for alle mobilitetstypane, men med særleg vekt på studentmobilitet.

Elles gjeld prinsippet om at ingen av dykk får meir midlar enn de søkjer om.

Studentmobilitet

For å rekne ut kor mykje pengar de får tildelt til studentmobilitet, tek vi utgangspunkt i tidlegare oppnådd resultat («past performance»).

Vi hentar fram sluttrapporten til det siste avslutta prosjektet for å rekne ut gjennomsnittleg lengde på utvekslingsopphalda studentane har vore på og gjennomsnittleg stipendsats. Desse tala bli brukt som grunnlag for å rekne ut tildelingssum for inneverande søknadsrunde.

Dei siste åra har KA131 justert tildelinga ut frå budsjettutnyttinga til det siste og beste avsluttede prosjektetet til institusjonane. Prosjekt med høy budsjettutnytting får tildelt ein større andel av omsøkte mobilitetar enn dei prosjekta som har lavare budsjettutnytting.

Tilsettemobilitet

Stipendsatsane i Erasmus+ reflekterer kostnadsnivået i mottakarlandet. Sidan de på søknadstidspunktet som oftast ikkje veit kor dei tilsette skal reise, tildeler vi ein generell sats per mobilitet. Denne satsen er lik for alle institusjonar, og er ikkje basert på tidlegare oppnådd resultat. Kvar tilsettemobilitet som blir innvilga vert tildelt 1000 euro. Denne satsen er tenkt som eit tilskot til reiseutgifter og opphaldsutgifter til ein tilsett på eit utvekslingsopphald på inntil fem dagar. De kan sjølv velje om de ønskjer å sende ut fleire tilsette på kortare opphald, eller færre tilsette på lengre opphald.

Administrasjonsmidlar (OS-midlar)

Institusjonar som deltek i Erasmus+ KA131 og KA171 får tildelt administrasjonsmidlar til gjennomføring av mobilitetsprosjekt. Denne støtta kallast "Organisational Support" (OS).

OS-midlane blir berekna ut frå kor mange mobilitetar (studentar og tilsette) de får tildelt.

I KA131 er OS-midlane berekna ut frå desse satsane:

1. 400 euro per deltakar opptil 100 deltakarar
2. 230 euro per deltakar ut over dei første 100 deltakarane

I KA171 får de 500 euro per deltakar.

De kan i stor grad sjølv bestemme korleis de skal bruke OS-midlane. Dei må likevel bli brukt til aktivitetar som er relaterte til Erasmus+-mobilitet, og som er i tråd med EU-kommisjonens reglar som er beskrivne i kontrakten mellom HK-dir og institusjonen, og Erasmus+ programguide .

OS-midlane er eit bidrag til å dekkje kostnader som de har i samband med organiseringa av mobilitetsprosjekta slik at dei kan møta kvalitetskrava i "Erasmus Charter for Higher Education" (ECHE). Ei liste med døme på aktivitetar finn de programguiden.

For KA131 kan opp til 100 prosent av OS-midlane brukast til å finansiere student- eller tilsettmobilitet. For KA171 kan opptil 50 prosent av OS-midlane brukast til å finansiere nye mobilitetar.

Når de skal sluttrapportere på eit mobilitetsprosjekt, går vi gjennom alle mobilitetsopphalda i prosjektet og godkjenner/underkjenner desse.

Dersom det viser seg at de ikkje har klart å sende ut like mange studentar og/eller tilsette som OS-tildelinga var basert på, vil vi be dykk om å betale tilbake delar av OS-midlane. Det er likevel tillate med inntil 10 prosent avvik utan at ei tilbakebetaling er påkravd.

OS-tildelinga vil ikkje aukast utover den opphavlege tildelinga, sjølv om de har gjennomført fleire mobilitetsopphald enn kva tildelinga var basert på. Dersom ingen mobilitetsaktivitetar blir gjennomførte, må alle OS-midla betalast tilbake.

Utbetaling av tildelinga

Vi utbetaler første del av tildelinga når den påkravde kontrakten er signert av begge partar. Dette skjer normalt før prosjektet skal starte. Midlane blir overførte til kontonummeret som de har oppgitt til oss. Ved første utbetaling får de overført 80 prosent av den totale tildelinga. Resten av tildelinga, eller ei justert tildeling, blir utbetalt etter at interimrapporten er levert undervegs i prosjektperioden. Resten av tildelinga vil først bli utbetalt når de har brukt 70 prosent av den første utbetalinga.

Tildelinga skal sjåast på som ei førehandsfinansiering av dei planlagde aktivitetane i prosjektet. Den endelege tildelinga blir gjort først etter at sluttrapporteringa er gjennomført, og det er klart kva aktivitetar som faktisk har blitt gjennomført.

Søknad om midlar

De som ønskjer å delta i KA131 og KA171, må levere inn søknad om dette. Fristane blir annonsert på nettsidene våre.

Aktivitetar

Dei ulike aktivitetane de kan søkje om er:

• studiemobilitet («Student Mobillity for Studies»/SMS)
• praksismobilitet (“Student Mobility for Traineeships”/SMP)
• undervisningsmobilitet («Staff Mobility for Teaching»/STA)
• opplæringsmobilitet («Staff Mobility for Training»/STT)
• blanda intensivprogram («Blended Intensive Programmes»/BIP) (berre mogleg i KA131)

Kva søknaden skal innehalde

De søkjer ved å fylla ut eit elektronisk skjema med følgjande informasjon:

• kontaktinformasjon til institusjonen, «legal representative» og kontaktperson for Erasmus+-prosjektet
• talet på mobilitetar det blir søkt om i prosjektperioden
• kor stor andel av mobilitetsdeltakarane som vil ha "fewer opportunities"
• talet på blanda intensivprogram og talet på deltakarar, viss det er aktuelt
• kor stor del av budsjettet de planlegg å bruke på mobilitet utanfor programlanda, såkalla internasjonal mobilitet (0 – 20 %)

Viss de treng inkluderingsstøtte (“Inclusion Support”), må de ta direkte kontakt med oss før søknadsfristen.

Når de har fylt ut det elektroniske søknadsskjemaet, får de moglegheit til å lasta ned ei erklæring («Declaration on honour»). Erklæringa skal signerast av «legal representative», stemplast og bli lasta opp igjen i søknaden. Dersom ansvaret for dette er delegert til nokon andre, må de kunne vise til eit fullmaktskjema ved ein eventuell sjekk.

De har høve til å laste opp eit søknadsbrev som vedlegg til søknaden der de grunngjev søknadstala som de ønskjer å få innvilga. Relevant informasjon kan til dømes vere nye satsingar som kan gje behov for auka tildeling, endringar som gjer at de forventar ein auke i ein eller fleire av mobilitetskategoriane, kva land de normalt sender studentar til, særleg om de sender få studentar.

Med eit søknadsbrev blir det enklare for oss å fastsetje kva stipendsatsar de kjem til å bruke i tildelinga til enkeltstudentar. Eventuelle andre opplysningar vi ønskjer i vedleggsbrevet, vil bli annonsert saman med søknadsutlysinga. Det er ikkje nødvendig å skrive om den vanlege drifta av tiltaket.

Sidan det er vi i HK-dir som sakshandsamar søknadane, kan søknadsbrevet skrivast på norsk.

Prosjektmidlar - Global mobilitet i høgare utdanning (KA171)

Tildeling av midlar

Global mobilitet i høgare utdanning (KA171) gir norske høgare utdanningsinstitusjonar moglegheit til å sende og ta imot studentar og tilsette på utveksling til eller frå såkalla «tredjeland som ikkje er assosierte med Erasmus+-programmet», også gjerne kalla «partnarland» eller berre «tredjeland».

Budsjett og regionar i KA171

Kvart år får HK-dir eit budsjett frå Europakommisjonen som gjev ein indikasjon på kor mykje midlar vi kan tildele til norske høgare utdanningsinstitusjonar som vil ta imot og sende studentar og tilsette på utveksling frå eller til tredjeland som ikkje er assosierte med Erasmus+-programmet; også kalla partnarland. Budsjettet kjem frå to ulike budsjettlinjer i Europakommisjonen, ei som er knytt til det såkalla Instrument of Pre-Accession (IPA), og ei som er knytt til det såkalla Neighbourhood, Development and International Cooperation Instrument (NDICI). Budsjettet er såleis delt i fleire geografiske regionar, der IPA dekkjer ein region som inneheld fire land i Vest-Balkan som på ulikt vis førebur seg til å bli EU-medlemsland på sikt. NDICI dekkjer resten av verda, fordelt på 11 ulike regionar der det er til dels stor variasjon både i tal på land og storleik på budsjett. Dei siste åra har det vore få søknadar til Vest-Balkan (region 1), Sentral Asia (region 6) og Nord-Afrika og Midtøsten (region 3 og region 7).

På Europakommisjonens nettsider finn du eit oversyn over tredjelanda som ikkje er assosierte med Erasmus+-programmet og regionane desse landa tilhøyrar.

Søknad om midlar

Alle norske høgare norske utdanningsinstitusjonar med gyldig Erasmus+ Charter for Higher Education (ECHE) kan søke om midlar gjennom KA171. I tillegg kan ein søke som eit mobilitetskonsortium. Meir informasjon om mobilitetskonsortium finn du i Erasmus+ sin Programme Guide . Den norske institusjonen søker då på vegne av partnarinstitusjonane i konsortiet.

Dei som skal søkje må nytte elektronisk søknadsskjema utvikla av Europakommisjonen, og sende inn søknad innan fristen. Utlysing og søknadsfrist blir annonsert på nettsidene våre.

Aktivitetar

Dei ulike aktivitetane de kan søkje om er:

• Studiemobilitet («student mobillity for studies»/SMS)
• Praksismobilitet (“student mobility for traineeships”/SMP)
• Undervisningsmobilitet («staff mobility for teaching»/STA)
• Opplæringsmobilitet («staff mobility for training»/STT)

De kan søke støtte til å sende og ta imot studentar og tilsette på langtidsmobilitet, korttidsmobilitet og blanda mobilitet. Langtids studie- og praksismobilitet varar frå 2 til 12 månader. Korttidsmobilitet for studentar varar frå 5 til 30 dagar. Blanda mobilitet er mobilitet som kombinerer fysisk mobilitet med ein virtuell læringskomponent. Ved korttidsmobilitet er den virtuelle komponenten obligatorisk (det er unntak for doktorgradsstudentar, som kan ha korttidsopphald utan ein virtuell komponent).

Undervisnings- og opplæringsopphald for tilsette varar frå 5 til 60 dagar.

For all mobilitet kjem det to reisedagar i tillegg til desse tidsrammene.

Satsar

KA171 gjev støtte til reise og opphald. Dei følgjande satsane gjaldt for utlysinga i 2023:

Innreisande studentar på langtidsmobilitet får 900 € i stipend i månaden. Utreisande studentar får 700 €. Inn- og utreisande studentar på korttidsmobilitet får 79 € per dag i dei første 14 dagane, og deretter 56 € per dag frå dag 15 av. Tilsette på undervisnings- og opplæringsmobilitet får 180 € per dag. I tillegg kjem reisestøtte. Storleiken på reisestøtta heng saman med kor langt ein skal reisa.

De kan og søke om inkluderingsstøtte. Inkluderingsstøtte er ekstra støtte til deltakarar som av ein eller annan grunn har behov for det, såkalla «students with fewer opportunities». De kan søke om inkluderingsstøtte etter faste satsar i samband med mobilitetssøknaden. Studentar på langtidsmobilitet får eit tilleggsstipend på 250 € per månad. Studentar på korttidsmobilitet får eit tillegg på 100 € viss opphaldet varar i inntil 14 dagar, og 150 € til viss opphaldet varar lengre enn det.

De kan og søke om fullkoststøtte etter at prosjektet har starta. Om dette er aktuelt for dykkar prosjekt, tek de kontakt med HK-dir. Legg merke til at de ikkje kan søke om stipend- og reisemidlar til utreisande studentar på bachelor- og masternivå viss dei skal reise til ODA-land (bistandsmottakarland).

Geografiske restriksjonar til ODA-land

Midlar frå den internasjonale dimensjonen i KA131 kan likevel nyttast til å støtte utreisande bachelor- og masterstudentar til desse landa.

Søknadshandsaming

Sjølv om dykkar institusjon ønskjer å søke støtte til utveksling med fleire ulike land i fleire ulike regionar, skal de likevel berre sende ein samla søknad. I denne eine søknaden kan de søkje om støtte til utveksling med så mange land som de ønskjer.

Når de har sendt inn søknad i Europakommisjonen sitt elektroniske søknadsskjema, blir søknadene handsama av HK-dir. Søknadshandsaminga startar med ein «eligibility check» der vi sjekker at søknaden er levert innan fristen, at de har lagt ved Declaration on Honour, at de har søkt om minst ein gyldig aktivitet, og at det berre er sendt inn ein søknad per institusjon.

Søknadsevaluering

Når «eligibility check» er gjennomført, går søknadane vidare til ekspertevaluering. HK-dir har til no berre brukt interne ekspertar til evalueringa. Søknadane blir evaluerte etter følgjande tre kriteria:

• Kvalitet på prosjektdesignet og på organiseringa av samarbeida (maks 40 poeng)
• Strategisk relevans (maks 40 poeng)
• Effekt og spreiing av prosjektresultat (maks 20 poeng)

I søknaden skal det første kriteriet beskrivast på overordna nivå, medan dei to andre kriteria skal beskrivast for kvar region som er med i søknaden. Maksimalt kan kvar regionssøknad då få 100 poeng. For å reknast som støtteverdig må kvar regionssøknad få minimum 60 poeng, og minimum 50 % av maksimal poengsum for kvart av dei tre kriteria.

Støtteverdige søknader blir rangerte innanfor kvar region frå høgast til lågast poengsum. Basert på storleiken på budsjettet for kvar region avgjer HK-dir kva prosjekt som skal få tildeling og kor mykje kvart einskild prosjekt skal få. Her vil vi ofte foreslå kutt i søknadsbudsjetta slik at fleire søknader kan støttast.