Skoleutvekslingspartnerskap

Skoleutvekslingspartnerskap er et tiltak fra forrige programperiode i Erasmus+. På denne siden finner du informasjon om hvordan du skal rapportere etter endt prosjekt.

Skoleutvekslingspartnerskap skal levere en sluttrapport innen 60 dager etter endt prosjekt.

Mobility Tool+

Rapportering skjer gjennom prosjektstyringsverktøyet Mobility Tool+.

Her finner du tre veiledningsvideoer som skal gjøre det enklere for deg å navigere i verktøyet.

Mobility Tool+ skal brukes som administrativt verktøy for prosjektledere som gjennomfører et Erasmus+-prosjekt. Detaljert beskrivelse av hvordan du bruker Mobility Tool+ finner du i brukermanualen for Mobility Tool+.

Mobility Tool+ gir deg oversikt og kontroll med de ulike stadiene i prosjektet:

• registrering av deltakere
• prosjektdrift
• budsjett
• rapportering

Sluttrapportering

For skoleutvekslingspartnerskap skal det leveres en felles sluttrapport for hele partnerskapet. Dette gjøres i tre steg:

1. Koordinator fullfører det kvalitative innholdet i rapporten og ser til at alle aktiviteter i prosjektet er registrert. Koordinator markerer deretter rapporten som “Ready for submission”
2. Partnerne i prosjektet må ferdigstille sin del av rapporten som i hovedsak omhandler bruken av midler. Partnere må også bekrefte at de stiller seg bak informasjonen som er gitt av koordinator og at rapporten er “Ready for submission”.
3. Koordinator sender inn rapporten på vegne av hele partnerskapet.

Prosessen med sluttrapporten kan overvåkes under fanen “Partnership Dashboard” i Mobility Tool+.

Dokumentasjon

Har du fått støtte til exceptional costs eller special needs? I så fall må du legge ved fakturaer som dokumenterer utgiftene. Dette er den eneste dokumentasjonen du skal sende inn sammen med sluttrapporten.

Dersom ditt prosjekt blir plukket ut til kontroll, vil du bli kontaktet av oss. Da må du sende inn dokumentasjon som bekrefter samtlige prosjektaktiviteter (se Annex III, til kontrakten).

Koordinator må i tillegg til å levere rapport i Mobility Tool+, og laste opp prosjektresultater på Erasmus+ Project Results Platform.

Endringer

Det er mulig å flytte midler mellom budsjettposter. Reglene for dette finner du i kontrakten (Grant Agreement 1.3.3 Budget transfers without amendment). Hvis du ønsker å endre budsjettet utover dette, må dere søke om en såkalt «Amendment» til kontrakten. Ta kontakt for mer informasjon dersom dette er aktuelt.

Laste opp resultater i Erasmus+ Project Results Platform

Gjelder kun koordinatorer.

Et viktig prinsipp i Erasmus+ er å dele gode ideer, god praksis og lignende. Derfor skal prosjektene laste opp prosjektresultater på Erasmus+ Project Results Platform, i tillegg til rapporten som leveres i Mobility Tool+. Hva man har å publisere varierer fra prosjekttype og -størrelse. Det er også flere prosjekter som ikke har gjennomført alt de hadde planlagt grunnet Covid-19, men da laster man opp det man har.

Se veiledningen fra kommisjonen for hvordan dere går frem for å laste opp resultater i denne plattformen: Erasmus+ Project Results Platform - Guide for Beneficiaries

Kortfattet er stegene som følger:

• Gå til Erasmus+ Project Results Platform sin nettside -> http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/
• Klikk på «Projects» og «Manage my projects».
• Logg inn med din EU-login, og godkjenn vilkår, «Terms and Conditions».
• Dere får nå opp en liste over deres pågående prosjekter. Klikk på den lille blyanten «edit project» ved riktig prosjekt.
• Under fanen «Project details» ligger generell informasjon om prosjektet. Her kan dere legge til lenke til en egen nettside eller logo hvis prosjektet har dette.
• Prosjektresultatene legges inn under fanen «Results». Klikk på knappen «Add Result». For hvert resultat må det gis en tittel og en kort beskrivelse, og velges hvilken kategori og type resultat det er fra en forhåndsdefinert liste. Merk at man bare kan laste opp ett og ett resultat.
• Når alle resultater er lastet opp, klikk på «Submit for Review». Resultatene blir sendt til oss på HK-dir for gjennomgang og publisering.
• Vi går over de ulike dokumentene/vedleggene og sjekker om det er noe som ikke burde ligge ute (for eksempel bilder av elever og lignende). Stort sett publiserer vi rapporter, presentasjoner, undervisningsmateriell, nettsider, og resultater fra spørreundersøkelser.