Opplæringsmoduler

I disse modulene finner du opplæring og veiledning for nye og pågående småskalaprosjekt.

    Modul 1: Kontraktsgjennomgang

    Denne modulen har som hensikt å gi en oversikt over kontrakten dere har fått tilsendt og hva som finnes i de ulike vedleggene. 

    • Prosjektsyklus 
    • Hva fikk vi tilsendt i vedtaket? 
    • Kontrakten 
      • Grant Agreement Special Conditions
      • Annex I – General conditions
      • Annex II – Budget summary
      • Annex III – Financial and contractual rules
      • Annex IV - Mandater

    Prosjektsyklus

    Prosjektsyklusen starter med utlysningen, hvor organisasjoner/institusjoner sender inn prosjektsøknad innen søknadsfristen. Etter at vi har publisert resultatene av søknadsrunden på nettsidene våre, får dere tilsendt vedtak om innvilget prosjekt med kontrakt og vedlegg.

    Innen 30 dager etter at begge parter har signert kontrakten (HK-dir og tilskuddsmottaker) blir 80 prosent av det tildelte sekkebeløpet utbetalt til dere som koordinator. 

    Prosjektstarten har hvert prosjekt selv nedfelt i søknaden, og vil derfor variere fra prosjekt til prosjekt. Når prosjektet starter skal dere i løpet av prosjektperioden gjennomføre aktivitetene som dere har nedfelt i søknaden, og rapportere på disse i rapporteringsverktøyet i Erasmusportalen, Beneficiary Module. Det ligger egne veiledninger på nettsiden til småskalapartnerskap om hvordan dere navigerer i dette verktøyet. 

    Innen 60 dager etter endt prosjekt skal det leveres en sluttrapport i Beneficiary Module. Det er først ved sluttrapporteringsfasen at de resterende 20 prosent av sekkebeløpet blir utbetalt, dersom alle aktiviteter blir godkjent.

    Hva fikk vi tilsendt i vedtaket?

    Grant Agreement Special Conditions = Hovedkontrakten mellom HK–dir og prosjektkoordinator 

    • Annex I: General conditions – overordnet for alle Erasmus+-prosjekt 
    • Annex II: Budget summary– nøkkelinformasjon om prosjektet og budsjett for aktiviteter 
    • Annex III: Financial and contractual rules – Om betingelser for finansiell støtte og dokumentasjonskrav for aktiviteter – VIKTIG! 
    • Annex IV: Mandates - består av mandatbrevene som ble sendt inn med søknaden. Dette annekset binder da prosjektets partner eller partnere til bestemmelsene som følger av kontrakten og anneksene. 
    • Consolidated assessment – Dette er samlet poengscore fra ekspertene som evaluerte deres søknad. Her kan dere se hva de har kommentert på de ulike evalueringskriteriene. Vi oppfordrer sterkt dere til å gå gjennom denne evalueringen, ettersom det kan være lærerikt og styrke prosjektet deres.  

    Grant Agreement – Special Conditions  

    Informasjon om eget prosjekt 

    • Prosjektets start- og sluttdato  
    • Innvilget sekkebeløp 
    • Bankkontoinformasjon for utbetalinger og faktura. 
    • Kontaktinformasjon for kommunikasjon mellom partene 
    • Behandling av data- og personopplysninger – det er prosjektets ansvar å innhente relevante personvernserklæringer for behandling av personopplysninger før disse eksempelvis publiseres på åpne EU-plattformer.  
    • Open access – Dersom prosjektet produserer utdanningsmateriell og verktøy skal dette være åpent, gratis og tilgjengelig for alle. 
    • IKT-verktøy  
    • Beneficiary Module – dette er rapporteringsverktøyet i prosjektet. Til orientering så vil det for dere i prosjektene hete «My projects» under «projects» i Erasmusportalen. Dere finner veiledninger på nettsidene våre. Det er også dette verktøyet dere skal bruke til å levere sluttrapport i – men det kan være lurt å gjøre seg kjent med verktøyet fra start og rapportere underveis i prosjektet etter hvert som dere fullfører aktiviteter.  
    • Project Results Platform – Prosjektets resultater skal lastes opp her ved sluttrapportering.  
    • Informasjon om bruk av EU logoen – her står det litt generelt om bruk av EU-logoen, og at alle prosjekt som får tildeling i Erasmus+ skal ta i bruk EU-logoen i all kommunikasjons- og promoteringsmateriell i prosjektet. Dette gjelder for eksempel når dere har interne og eksterne arrangement.  

    Utbetaling og rapportering 

    • Utbetaling 
    • 80% av midlene utbetales ved oppstart​ 
    • 20% av midlene utbetales ved godkjent sluttrapport  
    • Rapporteringsfrist 
    • 60 dager etter prosjektets sluttdato 
    • Ingen interimrapportering for småskalapartnerskap 
    • Koordinator må bruke bankoverføring ved utbetaling til partnere 
    • Husk å beholde dokumentasjon på overføringen  
    • Kontraktfestet bruk av euro ved utbetalinger  
    • Utbetaling fra HK-dir 
    • Kostnader rapporteres i euro i Beneficiary Module 

    Annex I – General Conditions 

    Generelle kontraktbestemmelser for alle prosjekt i Erasmus+. Dette annekset kan virke noe tungt og juridisk. Det er likevel et viktig dokument å lese gjennom hvor det står mye informasjon om ulike ting som kan dukke opp i prosjektperioden. General conditions utdyper også en del av punktene som følger av hovedkontrakten «Grant Agreement».  

    Annex I er delt opp i to deler:  

    DEL A: Juridiske og administrative bestemmelser  

    • Generelle forpliktelser og roller til koordinator og partnere 
    • Det er veldig viktig at både koordinator og partnere er innforstått med sitt ansvar i partnerskapet. Dere kan gjerne ta et møte i starten for å gå gjennom denne delen av kontrakten slik at man har en felles forståelse fra starten.  
    • Eksempelvis står det at man må legge til rette internt i organisasjonene/institusjonene for å kunne implementere prosjektet. Vi går gjennom noen tips til kommunikasjon med partnere i modul 3 «God prosjektstyring».  
    • Partnerskapet har også delt ansvar for å gjennomføre prosjektet. Dette vil også si at dersom en partner trekker seg, så har prosjektet fortsatt ansvar for å gjennomføre det som denne partneren opprinnelig hadde ansvar for uten økt budsjettramme. Om en partner skulle trekke seg må dere ta kontakt med oss – så skal vi veilede dere på prosessen videre.  
    • Behandling av personopplysninger – her står det litt generelt om behandling av personopplysninger i prosjektet.  
    • Rettigheter for bruk av resultater – igjen er vi inne på dette med at det som produseres i prosjektet skal være åpent, gratis og tilgjengelig for alle. Dette handler om at man skal ha en god delekultur i prosjekter som er finansiert under Erasmus+, og at resultatene skal kunne komme andre til gode.  
    • Amendment - Søknad om større endringer i prosjektet må søkes om til nasjonalkontoret til koordinerende partner. En slik søknad skal begrunnes skriftlig og sendes i god tid før endringen trer i kraft, og aldri senere enn 1 måned før prosjektslutt. Vi oppfordrer dere til å ta kontakt med oss dersom dere er usikre på om endringen krever en søknad.  
    • Force Majeure - I alle Erasmus+ prosjekter ligger klausulen om Force Majeure inne. Begrepet gjør at man kan bli fritatt for kontraktsforpliktelsen når en utforutsett hendelse oppstår. Slike situasjoner kan oppstå når som helst ved for eksempel akutt sykdom, ulykker, naturkatastrofer. HK-dir skal kontaktes av koordinator ved en eventuell Force Majeure-situasjon.
    • Avslutte kontrakt/endring av partnersammensetning – her finner dere informasjon om rettigheter og forpliktelser dersom dere må avslutte prosjektet eller om en partner trekker seg.  

    DEL B: Finansielle bestemmelser 

    Denne delen henger tett sammen med Annex III som gjennomgås mer grundig i modul 2 om økonomi.  

    • Gyldige kostnader – I småskalapartnerskap er gyldige kostnader kort sagt det dere har sagt dere skal gjennomføre av aktiviteter i prosjektet innenfor den budsjettrammen dere har satt opp og blitt tildelt på bakgrunn av. I modul 2 om økonomi ser vi litt nærmere på dette.  
    • Overføringer mellom budsjettposter (større kontraktsendringer) 
    • Dokumentasjonskrav 
    • Kontroll og revisjon  

    Annex II - Budget summary 

    • Nøkkelinformasjon om prosjektet 
    • Oversikt over budsjettet dere har satt opp og fordeling mellom aktivitetene 
    • Oversikt over partner(e) 

    I dette annekset kontraktsfestes det at partnerskapet skal jobbe for å oppnå målene i prosjektet ved å gjennomføre aktivitetene innenfor budsjettrammen som er satt.  

    Annex III – Financial and contractual rules 

    • Regler for partnerskap som har fått innvilget sekkebeløp 
    • Gyldige aktiviteter 
    • Kostnader i prosjektet skal være påløpt i prosjektperioden «implementation period» for å regnes som gyldige. Utover dette er gyldige kostnader kort sagt det dere har sagt dere skal gjøre i aktivitetene og i budsjettet.  
    • Sluttrapportering – informasjon om vurderingskriterier  
    • Scenarioer som kan føre til trekk i budsjettet 
    • (Poor, partial, or late implementation) 
    • Dersom evaluator av sluttrapporten gir under 60 poeng så kan NA-kontoret redusere endelig tildelt beløp.  
    • Kontroll, revisjon og evaluering – tre typer kontroller som er kontraktsfestet 
    • Sluttrapport – dette gjelder for alle prosjekt 
    • Desk check – bilagskontroll som kun gjelder for et utvalg av prosjekter 
    • On the spot check 

    Vi sier mer om disse kontrollene i neste modul om økonomi.  

    Annex IV

    Det siste annekset består av mandatbrevene som ble sendt inn med søknaden og som binder prosjektpartnerne til bestemmelsene som følger av kontrakten og anneksene.  

     

    Modul 2: Økonomi

    Denne modulen har som hensikt å gi oversikt over hva som er nødvendig å vite om når det kommer til det økonomiske i et Erasmus+ prosjekt.  Dette er basert på kontrakten samt spørsmål og erfaringer som vi i HK-dir har gjort oss over flere år med Erasmus+ prosjekter.  

    I modulen vil vi kort komme inn på følgende tema: Hvor mye man er tildelt, hvor og når pengene er på konto og regler for gyldige kostnader. Vi skal se på hvor dere finner informasjon som er relevant i kontrakten. Til slutt vil vi gå inn på hvordan man passer på å ha gyldig dokumentasjon og hvilke kontroller som utføres av prosjekter i Erasmus+.  

    (Ny) finansieringsmodell fra 2021

    • Mer fleksibilitet for prosjektene 
    • Budsjett basert på sekkebeløp; 30 000 eller 60 000 euro 
    • Søknaden skal beskrive fordeling av oppgaver og økonomisk fordeling mellom partnerne​ 

    For de som har jobbet med prosjekter tidligere har det vært vanlig at budsjett og bruk av midler vært tett tilknyttet ulike budsjettkategorier. Dette har blitt fjernet med introduksjon av sekkebeløp. Tanken bak denne nye finansieringsmodellen er at den skal gi en forenkling og økt fleksibilitet for prosjektene.  

    I stedet for enhetskostnader og satser har prosjektene i sin søknad selv satt opp det de mener er et realistisk budsjett til de foreslåtte aktivitetene for å nå målsettingene.  ​Det er dette som er godkjent og vedlagt Annex II.  ​Alle prosjekter har enten 30 000 eller 60 000 euro i sin totale budsjettramme.  

    I søknaden oppgir man plan for aktiviteter sammen med et gitt beløp.  Dersom man ikke har satt opp en tydelig fordeling av oppgaver og midler tilknyttet aktivitetene mellom partnerne kan man gjøre det i en egen partnerskapskontrakt etter tildeling. Denne lastes ned fra våre nettsider, fylles ut og underskrives av partnere i partnerskapet. En av tingene man kan avtale er plan for utbetaling fra koordinator til andre partnere. Vi kommer med mer informasjon om partnerskapskontrakt i neste modul 3; God prosjektstyring.  

    Utbetaling av midler

    Utbetaling av midler skjer 30 dager etter at kontrakten er signert. Alle midlene blir overført til koordinator sin konto og det er koordinator som har ansvaret for å overføre til sine partnere. Man oppgir bankkontonummer i kontrakten. Det er lurt å legge inn en god betalingsreferanse slik at man finner igjen pengene. Ha kontroll på beløp og tidspunkt for utbetaling. Det er først ved sluttrapporteringsfasen at de resterende 20 prosent av sekkebeløpet blir utbetalt, dersom alle aktiviteter er godkjent.

    Valuta og konto

    • HK-dir pålagt å gjøre alle utbetalinger i euro  
    • Kostnader skal rapporteres i euro i “Beneficiary module” 
    • Ved endring av kontonummer etter kontraktsignering, må nytt kontonummer sendes inn via Financial Identification form.  Last ned og fyll ut skjema som sendes inn til HK-dir 

    Alle utbetalinger og rapportering av midler blir gjort i euro. Det kan være lurt at man tidlig i partnerskapet snakker om konvertering og valutatap for å bli enige om hvordan man håndterer dette. Ved konvertering av kostnader som har påløpt i annen valuta enn euro kan vi anbefale at dere bruker valutakursen på den dagen man mottok penger fra HK-dir.  Dette vil gjøre at man fordeler litt risiko ved valutasvingninger.  

    Annex III - financial and contractual rules

    • Regler for partnerskap som har fått innvilget sekkebeløp 
    • Gyldige aktiviteter 
    • Endringer i budsjettet (“Amendment”) 
    • Sluttrapportering – informasjon om vurderingskriterier  
    • Scenarioer som kan føre til trekk i budsjettet ved sluttrapportering  
    • (“Poor, partial, or late implementation”) 
    • Kontroll, revisjon og evaluering 

    Vi er nå kommet til et av de viktigste vedleggene som dere må ha kontroll på når det gjelder økonomi. Annex III er et kort dokument som sier noe om de finansielle retningslinjene i prosjektperioden. Denne er tiltaksspesifikk og kan variere fra år til år.  

    Vedleggets første del inneholder informasjon om hva som legges til grunn for kostnadene kan sees på som gyldige. Mer om dette på neste slide.  

    Vedlegget gir også informasjon om dokumentasjonskrav og når endringer i prosjektet krever en “Amendment”. ​ I tilfeller der man under gjennomføringen av prosjektet må endre budsjettet som er tildelt en aktivitet, kan dette bare gjøres ved å be om en  “Amendment” altså en formell endring av kontrakten. Dette gjøres ved å sende søknad til Hk-dir. Vi behandler forespørslene hver sak for seg og fortløpende. Vær oppmerksom på at det er litt behandlingstid og at man bør opplyse HK-dir minst en måned før man ønsker å iverksette endringen.  

    I vedleggets andre del vil dere finne informasjon om hvilke kontroller HK-dir gjennomfører i og etter prosjektperioden. Det står også informasjon om hva som kan føre til trekk ved dårlig, delvis eller sen implementering.  

     Gyldige og ugyldige kostnader 

     Gyldige kostnader (Article II.19 — Eligible costs. - General conditions I) 

    • Påløpt i prosjektperioden​ 
    • Med i det innvilgede budsjettet​ 
    • Påløpt i forbindelse med prosjektet og nødvendige for gjennomføring av prosjektet​ 
    • Kan identifiseres i regnskapssystemet 

    Ugyldige kostnader​ 

    • Valutatap​ 

    Gyldige kostnader skal være påløpt i løpet av prosjektperioden. Det vil si innenfor prosjektets start- og sluttdato.  Det som er satt opp i budsjettet av aktiviteter og tilhørende budsjett er det som er godkjent og anses som gyldig kostnader. Ved endring i aktiviteter I budsjettene som er satt opp i søknaden ber vi dere ta kontakt med oss.  

    Kontroll, revisjon og evaluering

    All original dokumentasjon må oppbevares i 3 år etter at sluttoppgjøret ble utbetalt til prosjektet . Kommisjonen/HK-dir kan foreta kontroller, revisjoner eller evalueringer underveis i prosjektperioden og 3 år etter utbetaling av sluttoppgjøret​ . 

    Det finnes ulike typer kontroller for prosjekter som har mottatt midler i et småskalapartnerskap. ​ 

    • Final report check - Sluttrapport (alle prosjekter)
    • Desk check (bilagskontroll etter prosjektslutt) - et utvalg prosjekt må gjennom en bilagskontroll hvor vi innhenter dokumentasjon fra dere etter at prosjektet er godkjent.  ​ 
    • On the spot check
      • During the project implementation (oppfølgning av prosjekt)  En som er «during» altså under gjennomføring av prosjektet. Da prøver vi å treffe på en aktivitet slik at man får sett prosjektet i praksis, og man har litt samtaler med koordinator underveis. 
      • After completion of the project (kvalitet på gjennomført prosjekt og kontroll av dokumentasjon)

    Ved kontroller eller revisjoner må koordinator kunne legge frem tilstrekkelig støttedokumenter for å bevise at aktiviteten er gjennomført som planlagt. Felles for alle prosjekter er gjennomgang av sluttrapporten. I sluttrapporten skal man ikke laste opp noe støttedokumentasjon. Denne skal kunne vises frem i tilfelle en kontroll. Dersom sluttrapporten oppnår under 60 poeng fra evaluator, så kan NA-kontoret redusere endelig tildelt beløp. Dere kan lese dette mer detaljert i Annex III. 

     

    Modul 3: God prosjektstyring

    Denne modulen har som hensikt å gi noen råd om hvordan man på best måte kan jobbe for å få et suksessfullt partnerskapsprosjekt. Dette er basert på erfaringer som vi i HK-dir har gjort oss over flere år med Erasmus+ prosjekter og retter seg både mot småskalapartnerskap og samarbeidspartnerskap.

    Denne modulen går kort inn på fire ulike tema: Hvordan lede prosjektet på en god og ryddig måte, hvordan fremme godt samarbeid og kommunikasjon i et partnerskap og til slutt hvordan be om hjelp dersom man trenger mer informasjon eller veiledning.   

    Søknad som styringsverktøy

    • Referansedokument man går tilbake til 
    • NY modell – ekstra viktig med god innsikt i budsjettet tilknyttet aktiviteter og arbeidspakker  
    • Koordinator har et overordnet ansvar for prosjektaktiviteter – implementering ihht. kontrakten og søknaden 
    • Viktig dokument for sluttrapportering  
    • Husk egen plan for måling av resultater – egne valgte indikatorer  

    Prosjekt er innvilget på bakgrunn av søknaden dere sendte inn. Bruk derfor søknaden som styringsverktøy når dere planlegger møter, prosjektaktiviteter og legger framdriftsplan. Etter introduksjon av ny budsjettmodell har prosjektene selv estimert kostnader for prosjektaktiviteter. Det er dermed viktig å holde god kontroll underveis på hvor mye av budsjettet som er brukt. Det er forventet at dere leverer på det dere har fått innvilget i søknaden og man må dermed gjøre seg godt kjent med både søknad, kontrakt og vedlegg. Søknaden er også et viktig dokument når dere skal rapportere resultatene. Husk at man i søknaden satte opp en plan for måling av resultater med egne valgte verktøy og metode (indikatorer).  

    Hva innebærer koordinatorrollen?

    • Det er koordinator sin rolle å forsikre seg om at alle partnere vet hva som står i søknaden og har felles forståelse av plan for gjennomføring 
    • Betale ut midler til partnerne - viktig med en plan og kommunikasjon  
    • Sikre god kommunikasjon og prosjektdrift
    • Sørge for kvalitetssikring og spredning av resultater 
    • Ha dokumentasjon tilgjengelig i tilfelle revisjon/kontroll 
    • Holde kontakt med HK-dir «National Agency» for norsk-koordinerte prosjekter  
    • Informere om forløp og endringer - søke amendement
    • Kontrollere aktiviteter og budsjett 
    • Ferdigstille og sende inn sluttrapport 

    Som koordinator har man en overordnet rolle å forsikre seg om at alle partnere vet hva som står i søknaden og har felles forståelse av plan for gjennomføring. Ved utskiftning av personer som deltar i prosjektet bør man også sørge for at alle har en god overføring til nye ansatte.  

    Koordinatororganisasjonen får alle midlene utbetalt og må videre distribuere til partnere. Vi anbefaler alle å ha en god plan for hvordan dette skal gjøres og tydelig kommunikasjon for å unngå misforståelser. Koordinator har også et overordnet ansvar for prosjektdriften og kvalitetssikring av resultater i henhold til kontrakten.  

    I tilfelle prosjektet blir tatt ut i en kontroll er det koordinator som er ansvarlig for å fremlegge dokumentasjon på vegne av hele partnerskapet. Det er derfor viktig at all dokumentasjon blir sendt til koordinator eller blir lagret på en felles plattform.  

    Når partnerskapet er koordinert av en norsk institusjon er det HK-dir som veileder og svarer på spørsmål. All kommunikasjon med prosjektet går via koordinator. Ved større endringer sender koordinator inn søknad om amendement (formell kontraktsendring) til HK-dir.  

    Prosjektkoordinator fyller ut og rapporterer underveis i rapporteringssystemet og sender inn rapporter innenfor tidsfristen. Partnere kan også gis tilgang til å fylle ut ulike deler, men det er koordinator som er ansvarlig for at det som rapporteres inn er riktig. 

    Samarbeid i partnerskapet

    • Partnerne bindes av kontrakten gjennom mandat - Annex IV: Mandates  
    • Anbefaler å lage partnerkontrakt for å spesifisere detaljer 
    • Mal tilgjengelig på våre nettsider 
    • Forplikter partnere og koordinator 
    • Økonomibestemmelser 
    • Tydeliggjør ansvarsforholdene – hvem gjør hva tilknyttet prosjektaktiviteter  
    • Rammer for eventuelle rettslige tvister og termineringer 

    I modulen hvor vi går igjennom kontrakten har vi tidligere vist at partnere i et samarbeidsprosjekt er budet til prosjekt via mandatene. I tillegg er det mulig å lage underkontrakter med partnerne. Dette forplikter partnerne og tydeliggjør ansvar og rammer for ting som kan dukke opp underveis. Malen legges ut på våre nettsider og kan tilpasses ved behov.  

    Det er lurt med en skriftlig avtale for å tydeliggjøre ansvarsforholdene. Hvem gjør hva tilknyttet prosjektaktiviteter, hva er forventet resultat og hvilken utbetalingsplan man ønsker. For eksempel om det er behov for forskuddsvis utbetaling eller om man skal sende faktura etter gjennomførte aktiviteter. En partnerskapsavtale gir også bedre utgangspunkt ved eventuelle rettslige tvister og termineringer i partnerskapet.  

    Kommunikasjon

    Intern kommunikasjon:

    • Kommunikasjonsplan (møtefrekvens, kanaler, etc.) 
    • Felles forståelse av prosjektet og gjennomføring  
    • God delekultur og felles plattform for lagring 
    • Resultater og dokumentasjonskrav 
    • Partnerkontrakt 

    Ekstern kommunikasjon:

    • Felles forståelse av mål og ønskede resultater 
    • Budskap og kanal tilpasset målgrupper 
    • Kreditering – husk å bruke EU-logo 

    For å ha god kommunikasjon i et partnerskap er det lurt med en plan. Bruk gjerne litt tid på å diskutere møtefrekvens og ønsket kanal.  

    Her er det ulike kulturer for bruk kommunikasjonsverktøy i ulike land. Det kan være lurt å felles bli enige om hvilken plattform man ønsker å bruke i partnerskapet som passer for alle. Det kan også være lurt å avklare hvor lang tid man tenker er greit som svartid på e-poster eller annet.   

    Når det gjelder ekstern kommunikasjon er det viktig å tenke på målgruppe med hensyn til hvilke kanaler og hvordan dere kommuniserer ut. Igjen er det viktig med en enighet og en felles forståelse. Til slutt er det viktig å vise at dette er EU-finansierte prosjekt, så husk å bruke EU-flagget på læringsmateriell eller produkter som blir utviklet.      

    Veiledning fra HK -dir

    • Husk å sjekke kontrakt og ressurssider  
    • Kontaktpersoner for deres sektor – se nettsider under tiltak 
    • Veiledning per tlf., e-post, zoom eller teams 
    • Delta på oppstarts-/prosjektmøter og resultatspredningsaktiviteter 
    • Erfaringsseminar og konferanse for resultatformidling 
    • Kontakt oss per e-post: Høyere utdanning: erasmus@hkdir.no andre sektorer: erasmuspluss@hkdir.no  

    Veldig mye av det dere lurer på står nok beskrevet i kontrakten. Om dere ikke finner svaret her, eller dere har behov for en avklaring er det bare til å ta kontakt. Vi håper dere har lav terskel for å ta kontakt med oss og det er bedre å spørre i forkant enn i etterkant. Det er viktig at man alltid oppgir prosjektnummer slik at vi raskest mulig kan følge opp prosjektene. 

    Rapportering og Beneficiary Module

    Når en prosjektkontrakt er signert av begge parter (HK-dir og juridisk ansvarlig hos prosjektet), og prosjektet har fått statusen Project Ongoing, vil prosjektet bli synlig for prosjektkontaktene i Erasmusportalen.  Her må du logge på med din EU Login, og du vil da finne prosjektene dine ved å velge Projects i venstremargen i Erasmusportalen, og deretter My Projects. Vær oppmerksom på at EU-kommisjonen refererer til My Projects som Beneficiary Module (BM). 

    Kontaktpersonen på prosjektet vil få en e-post når prosjektet er klart i BM. Her kan du administrere prosjektdetaljer, aktiviteter og rapporter.  

    Alle som er oppført som kontaktperson eller «legal representative» i prosjektene, skal ha fått tilgang til prosjektet. Hvis det er andre i partnerskapet som skal tilgang til prosjektet, kan de legges til av koordinator i prosjektet. 

    BM brukes under prosjektet som prosjektstyringsverktøy, og koordinator har mulighet til å endre på en del av de forhåndsutfylte feltene eller legge til nye. Dersom du har spørsmål til de låste feltene, ta kontakt med din kontaktperson ved HK-dir. 

    Sluttrapporten genereres fra det som er lagt inn i BM av koordinator, og skal sendes inn etter prosjektslutt via Reports-fanen i BM. Her vises et eksempel på hvordan en generert rapport vil se ut. 

    Det kan være lurt å ta en kikk på BM når koordinator har fått melding om at denne er tilgjengelig, for å få en oversikt over verktøyet og hva som kreves av rapportering. 

    EU-kommisjonen har publisert en rekke korte opplæringsdokumenter og e-læringsmoduler, og her har vi plukket ut de som er mest aktuelle for KA210 Småskalapartnerskapsprosjekter: 

    Introduction to My Projects 

    Manage and submit the final beneficiary report 

    Activities in projects (KA210) 

    Beneficiary module basics (e-læringsmodul

    Navigation and basic functionality in Beneficiary module  (e-læringsmodul

    How to update contacts in Beneficiary module  (e-læringsmodul

    How to add a mobility activity in Beneficiary module  (e-læringsmodul

    How to submit the beneficiary report in Beneficiary module  (e-læringsmodul