I disse modulene finner du opplæring og veiledning for nye og pågående småskalaprosjekt.
Denne modulen har som hensikt å gi en oversikt over kontrakten dere har fått tilsendt og hva som finnes i de ulike vedleggene.
Prosjektsyklusen starter med utlysningen, hvor organisasjoner/institusjoner sender inn prosjektsøknad innen søknadsfristen. Etter at vi har publisert resultatene av søknadsrunden på nettsidene våre, får dere tilsendt vedtak om innvilget prosjekt med kontrakt og vedlegg.
Innen 30 dager etter at begge parter har signert kontrakten (HK-dir og tilskuddsmottaker) blir 80 prosent av det tildelte sekkebeløpet utbetalt til dere som koordinator.
Prosjektstarten har hvert prosjekt selv nedfelt i søknaden, og vil derfor variere fra prosjekt til prosjekt. Når prosjektet starter skal dere i løpet av prosjektperioden gjennomføre aktivitetene som dere har nedfelt i søknaden, og rapportere på disse i rapporteringsverktøyet i Erasmusportalen, Beneficiary Module. Det ligger egne veiledninger på nettsiden til småskalapartnerskap om hvordan dere navigerer i dette verktøyet.
Innen 60 dager etter endt prosjekt skal det leveres en sluttrapport i Beneficiary Module. Det er først ved sluttrapporteringsfasen at de resterende 20 prosent av sekkebeløpet blir utbetalt, dersom alle aktiviteter blir godkjent.
Grant Agreement Special Conditions = Hovedkontrakten mellom HK–dir og prosjektkoordinator
Grant Agreement – Special Conditions
Informasjon om eget prosjekt
Utbetaling og rapportering
Annex I – General Conditions
Generelle kontraktbestemmelser for alle prosjekt i Erasmus+. Dette annekset kan virke noe tungt og juridisk. Det er likevel et viktig dokument å lese gjennom hvor det står mye informasjon om ulike ting som kan dukke opp i prosjektperioden. General conditions utdyper også en del av punktene som følger av hovedkontrakten «Grant Agreement».
Annex I er delt opp i to deler:
DEL A: Juridiske og administrative bestemmelser
DEL B: Finansielle bestemmelser
Denne delen henger tett sammen med Annex III som gjennomgås mer grundig i modul 2 om økonomi.
Annex II - Budget summary
I dette annekset kontraktsfestes det at partnerskapet skal jobbe for å oppnå målene i prosjektet ved å gjennomføre aktivitetene innenfor budsjettrammen som er satt.
Annex III – Financial and contractual rules
Vi sier mer om disse kontrollene i neste modul om økonomi.
Annex IV
Det siste annekset består av mandatbrevene som ble sendt inn med søknaden og som binder prosjektpartnerne til bestemmelsene som følger av kontrakten og anneksene.
Denne modulen har som hensikt å gi oversikt over hva som er nødvendig å vite om når det kommer til det økonomiske i et Erasmus+ prosjekt. Dette er basert på kontrakten samt spørsmål og erfaringer som vi i HK-dir har gjort oss over flere år med Erasmus+ prosjekter.
I modulen vil vi kort komme inn på følgende tema: Hvor mye man er tildelt, hvor og når pengene er på konto og regler for gyldige kostnader. Vi skal se på hvor dere finner informasjon som er relevant i kontrakten. Til slutt vil vi gå inn på hvordan man passer på å ha gyldig dokumentasjon og hvilke kontroller som utføres av prosjekter i Erasmus+.
For de som har jobbet med prosjekter tidligere har det vært vanlig at budsjett og bruk av midler vært tett tilknyttet ulike budsjettkategorier. Dette har blitt fjernet med introduksjon av sekkebeløp. Tanken bak denne nye finansieringsmodellen er at den skal gi en forenkling og økt fleksibilitet for prosjektene.
I stedet for enhetskostnader og satser har prosjektene i sin søknad selv satt opp det de mener er et realistisk budsjett til de foreslåtte aktivitetene for å nå målsettingene. Det er dette som er godkjent og vedlagt Annex II. Alle prosjekter har enten 30 000 eller 60 000 euro i sin totale budsjettramme.
I søknaden oppgir man plan for aktiviteter sammen med et gitt beløp. Dersom man ikke har satt opp en tydelig fordeling av oppgaver og midler tilknyttet aktivitetene mellom partnerne kan man gjøre det i en egen partnerskapskontrakt etter tildeling. Denne lastes ned fra våre nettsider, fylles ut og underskrives av partnere i partnerskapet. En av tingene man kan avtale er plan for utbetaling fra koordinator til andre partnere. Vi kommer med mer informasjon om partnerskapskontrakt i neste modul 3; God prosjektstyring.
Utbetaling av midler skjer 30 dager etter at kontrakten er signert. Alle midlene blir overført til koordinator sin konto og det er koordinator som har ansvaret for å overføre til sine partnere. Man oppgir bankkontonummer i kontrakten. Det er lurt å legge inn en god betalingsreferanse slik at man finner igjen pengene. Ha kontroll på beløp og tidspunkt for utbetaling. Det er først ved sluttrapporteringsfasen at de resterende 20 prosent av sekkebeløpet blir utbetalt, dersom alle aktiviteter er godkjent.
Alle utbetalinger og rapportering av midler blir gjort i euro. Det kan være lurt at man tidlig i partnerskapet snakker om konvertering og valutatap for å bli enige om hvordan man håndterer dette. Ved konvertering av kostnader som har påløpt i annen valuta enn euro kan vi anbefale at dere bruker valutakursen på den dagen man mottok penger fra HK-dir. Dette vil gjøre at man fordeler litt risiko ved valutasvingninger.
Vi er nå kommet til et av de viktigste vedleggene som dere må ha kontroll på når det gjelder økonomi. Annex III er et kort dokument som sier noe om de finansielle retningslinjene i prosjektperioden. Denne er tiltaksspesifikk og kan variere fra år til år.
Vedleggets første del inneholder informasjon om hva som legges til grunn for kostnadene kan sees på som gyldige. Mer om dette på neste slide.
Vedlegget gir også informasjon om dokumentasjonskrav og når endringer i prosjektet krever en “Amendment”. I tilfeller der man under gjennomføringen av prosjektet må endre budsjettet som er tildelt en aktivitet, kan dette bare gjøres ved å be om en “Amendment” altså en formell endring av kontrakten. Dette gjøres ved å sende søknad til Hk-dir. Vi behandler forespørslene hver sak for seg og fortløpende. Vær oppmerksom på at det er litt behandlingstid og at man bør opplyse HK-dir minst en måned før man ønsker å iverksette endringen.
I vedleggets andre del vil dere finne informasjon om hvilke kontroller HK-dir gjennomfører i og etter prosjektperioden. Det står også informasjon om hva som kan føre til trekk ved dårlig, delvis eller sen implementering.
Gyldige og ugyldige kostnader
Gyldige kostnader (Article II.19 — Eligible costs. - General conditions I)
Ugyldige kostnader
Gyldige kostnader skal være påløpt i løpet av prosjektperioden. Det vil si innenfor prosjektets start- og sluttdato. Det som er satt opp i budsjettet av aktiviteter og tilhørende budsjett er det som er godkjent og anses som gyldig kostnader. Ved endring i aktiviteter I budsjettene som er satt opp i søknaden ber vi dere ta kontakt med oss.
All original dokumentasjon må oppbevares i 3 år etter at sluttoppgjøret ble utbetalt til prosjektet . Kommisjonen/HK-dir kan foreta kontroller, revisjoner eller evalueringer underveis i prosjektperioden og 3 år etter utbetaling av sluttoppgjøret .
Det finnes ulike typer kontroller for prosjekter som har mottatt midler i et småskalapartnerskap.
Ved kontroller eller revisjoner må koordinator kunne legge frem tilstrekkelig støttedokumenter for å bevise at aktiviteten er gjennomført som planlagt. Felles for alle prosjekter er gjennomgang av sluttrapporten. I sluttrapporten skal man ikke laste opp noe støttedokumentasjon. Denne skal kunne vises frem i tilfelle en kontroll. Dersom sluttrapporten oppnår under 60 poeng fra evaluator, så kan NA-kontoret redusere endelig tildelt beløp. Dere kan lese dette mer detaljert i Annex III.
Denne modulen har som hensikt å gi noen råd om hvordan man på best måte kan jobbe for å få et suksessfullt partnerskapsprosjekt. Dette er basert på erfaringer som vi i HK-dir har gjort oss over flere år med Erasmus+ prosjekter og retter seg både mot småskalapartnerskap og samarbeidspartnerskap.
Denne modulen går kort inn på fire ulike tema: Hvordan lede prosjektet på en god og ryddig måte, hvordan fremme godt samarbeid og kommunikasjon i et partnerskap og til slutt hvordan be om hjelp dersom man trenger mer informasjon eller veiledning.
Prosjekt er innvilget på bakgrunn av søknaden dere sendte inn. Bruk derfor søknaden som styringsverktøy når dere planlegger møter, prosjektaktiviteter og legger framdriftsplan. Etter introduksjon av ny budsjettmodell har prosjektene selv estimert kostnader for prosjektaktiviteter. Det er dermed viktig å holde god kontroll underveis på hvor mye av budsjettet som er brukt. Det er forventet at dere leverer på det dere har fått innvilget i søknaden og man må dermed gjøre seg godt kjent med både søknad, kontrakt og vedlegg. Søknaden er også et viktig dokument når dere skal rapportere resultatene. Husk at man i søknaden satte opp en plan for måling av resultater med egne valgte verktøy og metode (indikatorer).
Som koordinator har man en overordnet rolle å forsikre seg om at alle partnere vet hva som står i søknaden og har felles forståelse av plan for gjennomføring. Ved utskiftning av personer som deltar i prosjektet bør man også sørge for at alle har en god overføring til nye ansatte.
Koordinatororganisasjonen får alle midlene utbetalt og må videre distribuere til partnere. Vi anbefaler alle å ha en god plan for hvordan dette skal gjøres og tydelig kommunikasjon for å unngå misforståelser. Koordinator har også et overordnet ansvar for prosjektdriften og kvalitetssikring av resultater i henhold til kontrakten.
I tilfelle prosjektet blir tatt ut i en kontroll er det koordinator som er ansvarlig for å fremlegge dokumentasjon på vegne av hele partnerskapet. Det er derfor viktig at all dokumentasjon blir sendt til koordinator eller blir lagret på en felles plattform.
Når partnerskapet er koordinert av en norsk institusjon er det HK-dir som veileder og svarer på spørsmål. All kommunikasjon med prosjektet går via koordinator. Ved større endringer sender koordinator inn søknad om amendement (formell kontraktsendring) til HK-dir.
Prosjektkoordinator fyller ut og rapporterer underveis i rapporteringssystemet og sender inn rapporter innenfor tidsfristen. Partnere kan også gis tilgang til å fylle ut ulike deler, men det er koordinator som er ansvarlig for at det som rapporteres inn er riktig.
I modulen hvor vi går igjennom kontrakten har vi tidligere vist at partnere i et samarbeidsprosjekt er budet til prosjekt via mandatene. I tillegg er det mulig å lage underkontrakter med partnerne. Dette forplikter partnerne og tydeliggjør ansvar og rammer for ting som kan dukke opp underveis. Malen legges ut på våre nettsider og kan tilpasses ved behov.
Det er lurt med en skriftlig avtale for å tydeliggjøre ansvarsforholdene. Hvem gjør hva tilknyttet prosjektaktiviteter, hva er forventet resultat og hvilken utbetalingsplan man ønsker. For eksempel om det er behov for forskuddsvis utbetaling eller om man skal sende faktura etter gjennomførte aktiviteter. En partnerskapsavtale gir også bedre utgangspunkt ved eventuelle rettslige tvister og termineringer i partnerskapet.
Intern kommunikasjon:
Ekstern kommunikasjon:
For å ha god kommunikasjon i et partnerskap er det lurt med en plan. Bruk gjerne litt tid på å diskutere møtefrekvens og ønsket kanal.
Her er det ulike kulturer for bruk kommunikasjonsverktøy i ulike land. Det kan være lurt å felles bli enige om hvilken plattform man ønsker å bruke i partnerskapet som passer for alle. Det kan også være lurt å avklare hvor lang tid man tenker er greit som svartid på e-poster eller annet.
Når det gjelder ekstern kommunikasjon er det viktig å tenke på målgruppe med hensyn til hvilke kanaler og hvordan dere kommuniserer ut. Igjen er det viktig med en enighet og en felles forståelse. Til slutt er det viktig å vise at dette er EU-finansierte prosjekt, så husk å bruke EU-flagget på læringsmateriell eller produkter som blir utviklet.
Veldig mye av det dere lurer på står nok beskrevet i kontrakten. Om dere ikke finner svaret her, eller dere har behov for en avklaring er det bare til å ta kontakt. Vi håper dere har lav terskel for å ta kontakt med oss og det er bedre å spørre i forkant enn i etterkant. Det er viktig at man alltid oppgir prosjektnummer slik at vi raskest mulig kan følge opp prosjektene.
Når en prosjektkontrakt er signert av begge parter (HK-dir og juridisk ansvarlig hos prosjektet), og prosjektet har fått statusen Project Ongoing, vil prosjektet bli synlig for prosjektkontaktene i Erasmusportalen. Her må du logge på med din EU Login, og du vil da finne prosjektene dine ved å velge Projects i venstremargen i Erasmusportalen, og deretter My Projects. Vær oppmerksom på at EU-kommisjonen refererer til My Projects som Beneficiary Module (BM).
Kontaktpersonen på prosjektet vil få en e-post når prosjektet er klart i BM. Her kan du administrere prosjektdetaljer, aktiviteter og rapporter.
Alle som er oppført som kontaktperson eller «legal representative» i prosjektene, skal ha fått tilgang til prosjektet. Hvis det er andre i partnerskapet som skal tilgang til prosjektet, kan de legges til av koordinator i prosjektet.
BM brukes under prosjektet som prosjektstyringsverktøy, og koordinator har mulighet til å endre på en del av de forhåndsutfylte feltene eller legge til nye. Dersom du har spørsmål til de låste feltene, ta kontakt med din kontaktperson ved HK-dir.
Sluttrapporten genereres fra det som er lagt inn i BM av koordinator, og skal sendes inn etter prosjektslutt via Reports-fanen i BM. Her vises et eksempel på hvordan en generert rapport vil se ut.
Det kan være lurt å ta en kikk på BM når koordinator har fått melding om at denne er tilgjengelig, for å få en oversikt over verktøyet og hva som kreves av rapportering.
EU-kommisjonen har publisert en rekke korte opplæringsdokumenter og e-læringsmoduler, og her har vi plukket ut de som er mest aktuelle for KA210 Småskalapartnerskapsprosjekter:
Manage and submit the final beneficiary report
Activities in projects (KA210)
Beneficiary module basics (e-læringsmodul)
Navigation and basic functionality in Beneficiary module (e-læringsmodul)
How to update contacts in Beneficiary module (e-læringsmodul)
How to add a mobility activity in Beneficiary module (e-læringsmodul)
How to submit the beneficiary report in Beneficiary module (e-læringsmodul)