Her finner du syv veiledningsvideoer om prosjektrapporteringssystemet Beneficiary Module, inkludert tekst til videoene.
Dette er altså forsiden som møter deg inne i Beneficiary Module. Og her på første fanen, som omhandler prosjektets detaljer, så får vi litt informasjon om prosjektet. Hvilken utlysning, varighet på prosjektet, hva prosjektet heter, og så videre.
[00:27]
Neste fanen omhandler organisasjonene som er med i prosjektet. Her får du også anledning til å legge til eller trekke fra organisasjoner.
Den tredje fanen omhandler prosjektets kontaktpersoner, her har du også anledning til å legge til flere som skal ha tilgang til prosjektet eller trekke fra tilgang.
[00:51]
Så har vi en fane som omhandler forberedende besøk. Her har du da muligheten til å registrere hvis du har reist på et forberedende besøk til en annen institusjon.
Så kommer fanen som heter mobilitetsaktiviteter. Og det er her du registrerer (nesten) alle reiser som prosjektet foretar. Dette er den fanen som du sannsynligvis vil bruke hyppigst. Det er her du registrerer om en lærer har reist på et kurs eller om noen elever har vært borte på et opphold ved en skole i et annet land.
[01:35]
Noen prosjekter innenfor voksnes læring og skole har også anledning til å sende ut deltakere på gruppeaktiviteter, altså hvor de reiser samlet som en gruppe. Og dette kan man registrere på neste fane som heter gruppeaktiviteter.
Så har vi en fane som heter «fewer opportunities», og her må man definere hvilken type «fewer opportunities» som deltakere som er registrert med dette har. Eller hvilken kategori hen faller inn under.
[02:10]
Til sist, så har vi fanen som heter budsjett, og her kan man se hvor mye penger man har fått og hvor mye man har brukt opp. Selvfølgelig avhengig av hva man har registrert under mobilitetsaktiviteter, forberedende besøk eller gruppeaktiviteter.
Etterhvert vil det også dukke opp en fane som heter «rapporter». Hvor du kan sende inn en sluttrapport når prosjektet er ferdig.
[02:37]
Vi har laget videoer som omhandler alle disse fanene, hvordan man registrerer ny organisasjon, hvordan man registrer ny kontakt eller hvordan man registrerer en mobilitetsaktivitet. Så hvis du interessert i dette, så er det bare å gå inn på respektive video.
Da er vi inne i den fanen som omhandler prosjektets kontakter. Bortover her til venstre, så vil man se navn og epost til de som er registrert som kontaktpersoner i prosjektet. I utgangspunktet er det bare 2 kontaktpersoner per prosjekt. Og de er direkte importert fra søknaden. Det er prosjektets kontaktperson og prosjektets ”Legal representative”, altså rektor eller daglig leder, eller hva det nå måtte være.
[00:40]
Dette prosjektet som vi ser på her, er et konsortium, og det betyr at det er flere kontaktpersoner som er importert, altså en eller to per konsortiepartner. Og de har alle sammen tilgang til dette prosjektet. Men vi kan også legge til andre som skal ha kontroll over prosjektet. Og det gjør vi ved å klikke på Create. Da må vi først velge hvilken organisasjon vedkommende tilhører. Alle boksene med sånn rød stjerne er obligatorisk, så her må vi skrive noe. Når det kommer til epost, så er det veldig viktig at man bruker den samme eposten som personen som skal ha tilgang bruker når den logger inn. Hvis det er en annen e postadresse. Så vil ikke tilgangen bli gitt.
[01:57]
Så kan man fylle ut tittel, kjønn, hva slags stilling vedkommende har, og så videre. Så kan man huke av for om denne personen skal være prosjektets primærkontaktperson. Da klikker vi der. Hvis man vil endre prosjektets ”Legal representative” så må dette gjøres på prosjektnivå. Man må altså kontakte oss i HK-dir for å få gjort dette. Så skal man bestemme hvilken type av tilgang denne personen skal ha. Og da hvis man klikker her, så skal det komme en nedtrekksmeny hvor man kan velge om personen skal ha lesetilgang eller redigeringstilgang eller ingen tilgang. Nå funker ikke den akkurat i dag når jeg lager denne videoen, men jeg vet at hvis jeg skriver ”0” så får den E for edit access. Og på samme måte må man svare på om personen skal ha tilgang til prosjektresultatdatabasen på vegne av dette prosjektet. Da kan jeg også si at det skal denne personen ha.
[03:14]
Så må man fylle ut hvilken adresse som organisasjonen har. Og da kan man heldigvis huke av for at det skal være samme som på organisasjonsnivå, så trenger man ikke skrive det. Og når det er gjort, så kan jeg klikke på lagre. Og da har vedkommende fått tilgang til prosjektet.
Da skal vi se på den fanen som omhandler organisasjonene som er med i prosjektet.
Når man logger inn første gangen, vil alle organisasjoner som er oppnevnt i søknaden finnes her. Det kan være konsortsiepartnere eller partnere i utlandet.
[00:29]
For at man skal kunne registrere en mobilitet, så må også mottakerorganisasjonen være registrert under denne fanen. Så det gjør vi ved å klikke på den blå knappen. Da kan man enten registrere organisasjonen ved å punche inn organisasjonens OID (Organisation ID) hvis man vet at organisasjonen har en slik. Vi kan teste. Sånn. Da dukker navn og adresse opp automatisk. Hvis ikke, så kan man la feltet for OID stå tomt og plotte inn alt manuelt.
[01:22]
Så må man velge hvilken rolle denne organisasjonen skal ha i dette prosjektet - om det er en senderorganisasjon, mottakerorganisasjon eller en støttende organisasjon, som eksempelvis et mellomledd.
For eksempel, i dette tilfellet her tenker jeg at vi ser på dette som en mottakerorganisasjon. Og har man da OID, så dukker adresse og kontaktinformasjon opp automatisk. Hvis ikke, må man fylle dette ut. Husk at alle bokser med en sånn rød stjerne, de er obligatorisk. Og når alt er fylt ut så trykker vi på lagre. Og da er institusjonen lagret.
[02:14]
Hvis man får en feilmelding her om at organisasjonnummeret er opptatt, så må man bytte det til noe annet. Jeg kan si [endre det til ]12. Men det skal dette er en liten barnesykdom, så dette vil bli korrigert. Man skal ikke få et forslag om å få samme organisasjonsnummer 2 ganger. Men nå har vi byttet til noe annet og da blir knappen for å lagre aktivert.
Så etter at vi har klikket på den, så kan vi bruke den organisasjonen som en mottakerorganisasjon når vi registrerer en mobilitet.
Da hadde jeg tenkt å vise hvordan man registrerer et forberedende besøk.
Noen av dere har fått innvilget støtte til forberedende besøk for å forberede en lengre utplassering eller å initiere et nytt samarbeid med en ny partner. For å registrere dette inne i Beneficiary Module, så trykker dere på den blå knappen her.
[00:30]
Så er det litt informasjon som vi må fylle ut. For det første, hvor mange personer deltok i det forberedende besøket? Det må være et sted mellom én og 3 personer. Vi kan bruke 2 personer i dette eksempelet her.
For forberedende besøk så er det en fast sats på 575 euro, uavhengig av hvor lenge vi er borte eller hvor vi reiser hen. Så 2 personer blir altså 1150 euro.
[01:06]
Vi må fylle ut datoene for dette besøket. Pass på at i denne kalenderen så starter uken med søndag. Så la oss si at besøket vårt gikk mellom 23. Mai og 24. Mai. Det var «denne organisasjonen» som sendte dem og de dro til Spania. For at organisasjonen skal komme opp i denne listen her, altså mottakerorganisasjonen, så må den selvfølgelig være registrert inne på fanen for «organisations» først.
[01:55]
Så må vi forklare hva målsetningen med dette forberedende besøket var. Om det var for å forberede aktiviteter for deltakere med med særlige behov. Eller for å starte samarbeidet med en ny partner eller for å forberede jobbskygging eller et undervisningsopphold. Eller noe annet. I dette tilfellet her kan vi velge at vi har startet opp [samarbeidet] med en ny partner.
Og da har vi fylt ut alt som trengs. Og vi kan klikke på lagre.
Da har jeg tenkt å vise hvordan man registrerer en mobilitet. Du må først gå til fanen for «mobility activities», og deretter klikker du på den blå pluss-knappen. Først må du velge hvilken type aktivitet det er snakk om, og her må du selvfølgelig kontrollere programguiden for å sikre deg at det du planlegger er en gyldig aktivitet, og at du oppfyller minimumskrav for varighet et cetera. La oss benytte jobbskygging som et eksempel.
[00:45]
Så fyller du ut navnet på den som skal reise. Epostadressen er viktig at blir riktig, siden det er adressen som deltakerrapporten vil bli sendt til. Kjønn. Hvor lenge denne mobiliteten skal vare, og merk igjen da at kalenderen begynner med søndag. I dette tilfellet her kan vi se for oss at aktiviteten skal foregå mellom mandag og torsdag. Og at vi skal til Island. Så må du føre opp hvilket språk som vil bli benyttet i benyttet i hovedsak. Og da har vi ført opp noe informasjon her, og da kan vi klikke på lagre.
[02:00]
Vi blir da bedt om å legge inn ytterligere informasjon. Først må vi fortelle om dette er en «blended mobility», altså om det er en kombinasjon mellom digital og fysisk mobilitet. Det er ja eller nei. Hvis det er ja så huker vi av i boksen. Hvis det er nei så lar vi den stå tom. Så kan vi, hvis vi vil, velge hvilke av av denne deltakerens nøkkelkompetanser som ble mest positivt påvirket av denne mobiliteten. Da velger vi fra listen. Dette spørsmålet har ikke en rød stjerne bak seg, så det er ikke et obligatorisk spørsmål. Så må vi fylle ut bursdagen til personen som skal reise ut. Hvilken nasjonalitet? Disse nedtrekksmenyene med land er av og til litt rare, så jeg anbefaler at man begynner å skrive det man ønsker å fylle ut så kommer det forhåpentligvis opp som et forslag.
[03:40]
Så er det noen flere bokser som man kan velge å huke av for. Om det er et «digital opportunity traineeship». Det er et tiltak i regi av europakommisjonen for å sørge for at bedrifter og andre får nødvendig digital kompetanse gjennom utplassering av blant annet Erasmusstudenter. Hvis man er med på dette, så er man nok klar over det og kan huke av for dette.
Så skal vi vise om denne personen som reiser er en lærer, eller om det er en annen type ansatt på på skolen eller institusjonen. Da kan vi huke av der. Om deltakerne har en bakgrunn som skulle tilsi at den har «fewer opportunities», så husker vi av der. Og om dette er en følgeperson til noen andre, så husker vi av her.
[04:50]
Vi skal straks fylle ut reiseinformasjon, men først kan vi kan sjekke ut denne menyen her. For her finnes det noe som heter «participant survey». I det deltakerne kommer hjem igjen, dagen etterpå, så vil de få tilsendt et spørreskjema. Status for det spørreskjemaet vil dukke opp her: om det er er sendt ut, om det er mottatt ut, ferdig utfylt eller ja, hva status er helt enkelt. Her har man også mulighet til å spørre om det på nytt hvis vedkommende ikke fyller ut spørreskjemaet.
[05:34]
Så kan man fylle ut hvordan denne mobiliteten blir anerkjent. Enten ved at man får faktiske studiepoeng, eller på andre måter ved å klikke på «create new». Da må man føre opp hvem det som sertifiserer. Og hva type sertifisering det er snakk om. Om det er et europass mobilitet eller annet. I mange tilfeller, for eksempel innenfor fag og yrkesopplæringen, så kan man føre opp annet og skriver at det er en del av grad.
[06:27]
Så er det å fylle ut informasjon om selve reisen. Her reiser vi fra Porsgrunn til Reykjavik. Husk at man må registrere organisasjonen man skal reise til under organisations for at den skal dukke opp i denne listen her. Så må vi føre opp hvor langt det er mellom disse 2 stedene. Altså velge korrekt «Distance band». Nytt for i år er at man også må føre inn faktisk avstand. Dette er for statistikk og for at man skal kunne kontrollere og sjekke at disse avstandsspektrene er er korrekte. Eller ja, om de er gode eller om man skal gjøre noen tilpasninger i fremtiden? Men [for å fine ut av reell distanse] må vi inn på den lenken her. Til «distance calculator». Så kan vi regne ut hvor langt det er mellom Porsgrunn og Reykjavik. 1738 km. Dette har ingenting å si for hvor mye midler denne mobiliteten genererer. Det er utelukkende for statistikken. Og så må vi fortelle hvordan vi tok oss til Reykjavik da om vi syklet, tok bussen, delte bil eller noe annet. I dette tilfellet her er det vel snakk om å fly tenker jeg. Og da har vi ikke mulighet å huke av for green travel. Hvis vi prøver, så forsvinner haken med en gang. Men hvis vi derimot hade tatt toget til Reykjavik, så blir den automatisk fylt ut.
[08:47]
Og så kommer vi ned her. Vi er straks ferdig. Dette er jo den varigheten vi har oppgitt tidligere. Hvis det er snakk om en langtidsaktivitet, så kan det jo være at man har hatt et opphold i mobiliteten midt oppi. Det huker man av for der, og så får man registrere hvor mange dager som man hade et opphold i oppholdet. Men nå er det er snakk om korttidsmobilitet, så ikke det er aktuelt.
[09:16]
Men det kan være snakk om å føre på noen reisedager, og det innebærer at man får støtte til kost og losji også for de de dagene. For å komme seg til til Island, og i tillegg ha 4 hele jobbskyggingsdager, så kan det fort være at man må reise en dag før og en dag etterpå. Så to reisedager. Og da ser vi her, at det genererer et beløp på 1080 euro i kost og losji og 275 i Travel Grant.
[09:57]
Hvis man allerede i søknaden har søkt om exceptional cost for dyre reiser, så er det her man fører det inn. Du klikker der. Og da må du skrive hva den den faktiske utgiften for reisen var. Og hvor mye du ønsker å få tilbakebetalt maks 80% av det den faktiske reisen kostet. Du må også beskrive hvorfor. Men dette er altså noe du må ha fått tildelt i søknaden.
[10:36]
Da har vi kommet til veis ende. Vi kan lagre denne mobiliteten. Se, det er en noe som mangler her. Det har med sertifiseringen å gjøre. Vi ser den har fått en litt annen farge. Den er rosa. Jeg prøver å bare ta den vekk igjen. Og da dukker den opp her under mobillity activities. Yes. Dessverre kan man ikke kopiere den, hvis det var 2 som dro på samme reise. Dette er en funksjon som vil komme, men per i dag er det ikke mulig å for eksempel huke av for denne mobiliteten, så trykke på kopier og så bare endre hvem som dro. Men det er jo en funksjon som kommer.
Så sånn registrerer vi mobiliteter. Lykke til.
Da har jeg tenkt å vise hvordan man registrerer en langtidsmobilitet. Det å registrere en langtidsmobilitet skiller seg ikke nevneverdig fra det å registrere en generell mobilitet. Men du bør altså først se filmen om hvordan registrere en generell mobilitet.
[00:28]
Her har jeg et eksempel på noen som skal være borte over en litt lengre periode. Det første man må gjøre er selvfølgelig å velge en aktivitetstype som som lar deg være borte over en lengre tid. Og igjen må jeg be dere konsultere programguiden for å finne ut av dette. Det andre man må gjøre er selvfølgelig å føre opp de korrekte datoene for når man skal være borte eller når man har vært borte.
[00:58]
Så er det to ting spesielt som som er annerledes når man registrerer en langtidsmobilitet. Det første er at, i hvert fall hvis du er ansatt, så etter dag 30, så har du muligheten å be om språklig støtte, altså linguistic support. Stort sett består denne støtten i muligheten for å ta nettkurs i språket. [Dette kalles] altså OLS (online linguistic support) og hvis man får dette, så fører ikke det til noen økonomisk kompensasjon. Da skal man heller ikke huke av i denne boksen her. Disse nettkursene er tilgjengelig på alle offisielle EU-språk. Sånn at det er stor sannsynlighet for at det språket du skal jobbe på er dekket av disse nettkursene. Men i dette tilfellet her, så skal vi jobbe litt på islandsk også, og da har vi krav på språklig støtte i form av et sekkebeløp på 150 euro. Jeg skal skynte meg å si det også, at for elever, lærlinger og deltakere i voksenopplæringen, så har man muligheten til å be om språklig støtte, enten nettkurs eller sekkebeløp allerede fra dag én.
[02:30]
Det andre som kanskje skiller en langtidsmobilitet fra en generell mobilitet, er at det er større sannsynlighet for at du hade et lite opphold i din mobilitet. Du kanskje måtte reise hjem eller et eller annet skjedde som gjorde at det var et kort opphold i din mobilitet. Da kan man registrere det ved å huke av i den boksen der. Da sier jeg at det var 5 dager her som deltakeren ikke var til stede. Offisielle høytider, og som jul og påske og så videre - de teller ikke inn under «interruption days» da selvfølgelig heller ikke helger, så det er bare hvis det er noe spesielt som gjør at du måtte ta et opphold i din mobilitet.
Så klikker vi på lagre. Og vi er ferdig.
Nå skal jeg vise hvordan man registrerer en gruppeaktivitet, altså hvor mange reiser på én mobilitet sammen. Først går vi inn på fanen som heter gruppeaktiviteter og klikker på det blå knappen. Og litt avhengig av hvilken sektor du kommer fra, så kan du velge aktivitetstype her. Om det er en korttidsopphold for elever eller et lengre opphold for elever, eller ja, hvilken type opphold det måtte være? Nå er jeg inne i et voksenopplæringsprosjekt. Så her er det gruppemobilitet for deltakere i voksenopplæringen som er aktuelt.
[00:50]
Først må man beskrive innholdet i aktiviteten. Man har maks 5000 tegn på seg. Så det må vi gjøre her.
Vi må også fortelle litt om hvilken tematikk dette møtet eller denne gruppemobiliteten omhandler. Og da er det de altså prioriteringene i Erasmus+ som man kan man kan velge på her. Du må si noe om hvilket språk som i all hovedsak blir benyttet på denne turen.
Den [spørsmålet] har ikke en rød stjerne ved siden av seg, men vi blir bedt om å vurdere hvilken av deltakernes nøkkelkompetanse som blir forbedret som en konsekvens av denne mobiliteten. Var det deres kulturelle bevissthet, var det entreprenørskapstenking eller andre mer softe [myke] verdier.
[02:19]
Så fyller vi ut hvem det var som sendte og hvem som tok imot. Husk at organisasjonene som skal dukke opp i denne nedtrekksmenyen, må først registreres under fanen for «organisations».
Vi fører opp varighet. Og merk igjen da at uken her begynner med søndag. VI sier at oppholdet var en uke 23. Mai til 27. Mai. En arbeidsuke. 5 dager. Vi kan huke av for om det dette var en kombinasjon av digital og fysisk mobilitet. Kanskje hade man noen forberedende digitale aktiviteter på forhånd før man dro. Og noe digital oppfølging etterpå. Da kan man følge opp at det én dag før og én dag etterpå.
[03:30]
Så skal vi skrive litt informasjon om deltakerne, og vi kan se her at mange av disse boksene er blokkert. Vi kan ikke skrive noe om hvor mange som deltok, heller ikke om de var kvinner eller menn, jenter eller gutter. Så den informasjonen skal hentes et annet sted ifra. Gjennomsnittlig alder, derimot må vi skrive noe om. Dette var deltakere i voksenopplæringen som var på tur, så da drar vi til med 45. Vi må fylle ut e postadressen og navn på den som var ansvarlig for denne turen.
[04:40]
Da kan vi trykke på lagre og da har vi registrert selve gruppeaktiviteten. Vi må imidlertid, for at det skal bli noe budsjett ut av dette, registrere hvor mange som reiste. Så da må vi gå inn i denne denne aktiviteten igjen. Og vi går til det stedet hvor det heter «participants» klikker på «create». Og her kan vi føre opp hvor mange kvinner eller jenter som dro. Og hvor mange menn eller gutter som dro. Eventuelt om det var noen som definerer seg utenfor disse 2 kategoriene. Vi kan huke av for at det var deltakere med «fewer opportunities», og da må vi si noe om hvor mange det er snakk om. La oss si at det var 3 personer som faller inn under denne kategorien. Da kan vi be om 300 euro ekstra for det.
Hvor mange følgepersoner var det snakk om her? Og hvilken slags følgepersoner var det snakk om? Si at det var 2 lærere som fulgte denne gruppen her.
[06:20]
Og så skal vi på vanlig måte registrere distance band mellom det ene stedet til det andre. Husk at det er bare én vei. Vi ser på ikke tur/retur. Vi blir også bedt om å legge inn reelt avstand i kilometer mellom mellom disse to stedene. Og her skal det komme en direkte lenke til til avstandskalkulatoren. Men jeg har den liggende her. Man finner den lett hvis man bare googler. Det var snakk om [avstanden mellom] Porsgrunn til Reykjavik. Det var 1738 kilometer, så da er det det, vi skriver her.
Hvordan reiste vi? Vi reiste med fly. Og vi trengte faktisk 2 reisedager, en i hver ende. Siden vi har valgt fly, har vi ikke mulighet for huka for at vi har valgt et grønt transportmiddel. Hade vi derimot valgt tog så ville den automatisk blitt huket av for.
[07:55]
Noen har søkt om å få innvilget ekstra midler for dyre reiser. Da kan man legge inn det her, men det er altså bare om man har fått det innvilget. Da setter man en hake der, beskriver hvorfor og fører opp hva de faktiske kostnadene for denne turen her var i euro.
Ellers så ser vi, kommer vi til individual support. Vi må føre opp hvor mange dager vi ønsker individual support for. Vi får et forslag her. Alt mellom null til syv har vi krav på. I 999 tilfeller av 1000, så vil man velge det høyeste. Og da er vi ferdig. Vi kan klikke på lagre. Og så har vi registrert en gruppemobilitet.