Koronasituasjonen og Dikus tjenester

På denne siden har Diku samlet informasjon om hvordan koronasituasjonen påvirker pågående prosjekter som vi finansierer, arrangementer i regi av Diku, søknadsfrister o.l. Siden oppdateres fortløpende. 

    Generell informasjon

    Norske myndigheter har iverksatt omfattende tiltak mot korona-epidemien (COVID-19) i Norge, og dette påvirker svært mange på ulike vis. Diku får nå et stort antall henvendelser fra institusjoner knyttet til ulike problemer som dette skaper for prosjekter o.l. som vi finansierer. Vi arbeider så raskt vi kan med å gi relevant informasjon til de av dere som har spørsmål til oss. 

    Koronasituasjonen påvirker også Diku, og våre egne tiltak for å hindre smittespredning gir oss redusert kapasitet. Vi ber derfor om forståelse for at vår tilgjengelighet og våre saksbehandlingstider vil kunne bli påvirket av situasjonen.

    Problemer og hindringer som følge av koronasituasjonen

    Kontraktene som regulerer forholdet mellom Diku og ulike prosjekter som mottar tilskudd, gjelder på vanlig måte. Dette betyr bl.a. at kontraktens regler om endringer vil fortsette å gjelde. Se mer om søknad om endringer nedenfor.

    I disse kontraktene er det imidlertid også særskilte regler med sikte på ekstraordinære situasjoner og hindringer det kan lede til (force majeure). Kort fortalt innebærer force majeure-reglene at så lenge man har forsøkt å gjennomføre prosjektets aktiviteter på en fornuftig og aktsom måte, så vil man ikke «straffes» for at ekstraordinære force majeure-begivenheter stikker kjepper i hjulene for prosjektgjennomføringen. Mer konkret betyr det at forsinkelser som oppstår som følge av koronasituasjonen og de hindringene den skaper, normalt vil bli akseptert av Diku. Det samme gjelder tilskuddsmidler som går tapt som følge av slike hindringer som man ikke kan gjøre noe med.  

    Diku legger til grunn at mange av de hindringene som prosjekter nå står overfor vil utgjøre force majeure-relevante hindringer i kontraktenes forstand. Dette anses for det første å gjelde alle hindringer som følge av restriksjoner og pålegg fattet av lokale og nasjonale myndigheter i Norge og i utlandet. Diku legger videre også til grunn at alle hindringer som har oppstått som følge av etterlevelse av ulike råd og anbefalinger knyttet til smittevern fra norske og utenlandske helsemyndigheter, utgjør slike hindringer.  

    Prosjekter som opplever at gjennomføringen av prosjektet er rammet av slike force majeure-relaterte hindringer, må melde fra om dette til Diku. Vurdering av innmeldte force majeure-saker vil bli vurdert i forbindelse med neste rapportering fra prosjektet.

    Vi viser til mer utfyllende informasjon gitt i informasjonsskriv (PDF) til de som leder/koordinerer pågående prosjekt. 

    Søknad om endringer

    Søknader om endring i prosjekter sendes inn på vanlig måte. Vi oppfordrer imidlertid prosjekter generelt om å avvente innsendelse av slike søknader inntil situasjonen er tilstrekkelig stabil til at man vet hvilke endringer som vil kunne være effektive.  

    Selv om vi vil være så fleksible som vi kan med hensyn utsettelser, så gjelder det visse absolutte yttergrenser under de enkelte program. For Erasmus+-prosjekter utgjør 36 måneder en absolutt grense for varighet av prosjekter, med unntak for 2018- prosjektene i KA 107 (global mobilitet i høyere utdanning), hvor grensen er 38 måneder. I øvrige programmer gjelder som hovedregel en ytre grense på 12 måneder utover avtalt prosjektperiode. Hvilke utsettelser som kan gis vil vurderes konkret for hvert prosjekt, basert på informasjonen mottatt i endringssøknaden. 

    Vi gjør også oppmerksom på at det generelt ikke vil være mulig å søke om ekstra midler, uavhengig av om behovet for dette er et resultat av force majeure. Omdisponering av eventuelle frigjorte midler knyttet til aktiviteter som ikke lar seg gjennomføre, må omsøkes i tråd med reglene for endring i kontraktene.  

    Hvis prosjektet som følge av ulike hindringer ikke lenger lar seg fornuftig gjennomføre, så ber vi om at dere melder skriftlig fra om dette så snart som mulig. Vi vil da, i dialog med prosjektkoordinator, forsøke å avslutte prosjektet på best mulig måte for alle involverte parter.  

    Vi viser ellers til mer utfyllende informasjon gitt informasjonsskriv (PDF) til de som leder/koordinerer pågående prosjekt.

    Utbetaling av stipend til studenter

    Mange prosjekter finansiert av Diku har fått tildelt prosjektmidler som skal anvendes til å stipendiere studenter. Nedenfor følger en avklaring knyttet til stipendutbetaling som skjer gjennom prosjekter finansiert under følgende programmer:

    For stipend finansiert gjennom disse programmene, bekrefter Diku at vi vil godkjenne utbetaling av alle planlagte stipend ut vårsemesteret 2020, dvs. til og med juni måned.

    Dette gjelder både utenlandske studenter som tar emner ved norske universitet og høyskoler, og norske studenter som tar emner ved utenlandske lærested.

    Dette gjelder også uavhengig av om studentene velger å returnere til sitt hjemland/Norge, eller om emner de tar viser seg å måtte kanselleres.

    Diku legger til grunn at alle norske utdanningsinstitusjoner så langt praktisk mulig søker å etablere løsninger for fjernundervisning og -eksaminering, og at slike løsninger også gir hjemvendte utenlandsstudenter mulighet til å følge undervisning og avlegge eksamener. Vi forutsetter videre at institusjonene gir hjemvendte utenlandsstudenter tilsvarende veiledning om bruk av slike løsninger og vilkårene for å avlegge eksamen gjennom dem, som det som er gitt til studenter i Norge.

    For studenter som ønsker å reise hjem, vil reiseutgifter kun være dekningsberettiget hvor dette er eksplisitt akseptert av Diku i vedtak eller kontrakt. Diku tillater imidlertid at institusjonene forskutterer stipendmidler til dekning av nødvendige reiseutgifter til studenter som ønsker dette. Vi forutsetter at dere selv vurderer om dere vil tilby studentene en slik forskuttering, og om slik forskuttering best gjennomføres ved direkte utbetaling til studentene, eller ved direkte betaling til leverandør av transporttjenester (flyselskap o.l.).

    For utenlandske studenter som etter planen skal ta emner ved norske utdanningsinstitusjoner høsten 2020, gjøres det inntil videre ingen endringer med hensyn til stipendiering.

    Tiltak under Erasmus+

    Europakommisjonen har nå gitt en generell avklaring knyttet til hvilken praksis som skal gjelde ved anvendelse av force majeure for en god del av de problemstillinger som mange prosjekter nå står overfor.

    Vi deler her avklaringen i sin originale engelske form, samt en uoffisiell oversettelse vi har gjort av denne:

    Videre har kommisjonen utarbeidet en side med spørsmål og svar, som dere finner her:

    Dokumentene og spørsmål- og svar-siden omhandler blant annet spørsmålet om hva som skjer med Erasmus+-stipendet til deltakere som har måttet avbryte sine opphold. Vi vet at dette er et spørsmål som mange er opptatt av, og vi mener det her er funnet en god og pragmatisk løsning: Alle deltakere som har reist hjem som følge av den oppståtte situasjonen og fortsatt har studie- og oppholdsrelaterte utgifter i vertslandet (uavhengig av hvor høye eller lave de er), eller fortsetter å følge nettbasert undervisning ved vertsinstitusjonen hjemmefra, får beholde sine stipend. Ytterligere informasjon og spesifikasjoner finnes i ovennevnte skriv og på spørsmål- og svar-siden.

    I tillegg har vi samlet en del ytterligere informasjon og avklaringer knyttet til enkelte tiltak i Erasmus+ i de ulike boksene nedenfor.

    KA219 og KA229

    • Informasjon til prosjektdeltakere i Erasmus+ skoleutvekslingspartnerskap (KA229) og skole- til skole partnerskap (KA219)

      En del av dere har allerede meldt fra til Diku om at dere opplever ulike hindringer knyttet til korona-situasjonen som skaper forsinkelser, tap og andre problem for prosjektene som dere er ansvarlige for. Mange har derfor spørsmål knyttet til rom for utsettelser og ekstra midler, hvordan man kan og bør forholde seg i vanskelige valgsituasjoner, samt muligheter for endring av aktivitetene i prosjektene.

      Nedenfor følger litt utfyllende informasjon knyttet til prosjekter som finansieres under tiltakene KA219 og KA229.

      • Det vil ikke være mulig å søke om ekstra midler til prosjekter. Dette gjelder selv om behovet har oppstått som følge av en force majeure-relatert hindring. Diku vil imidlertid normalt godkjenne tap som har oppstått som følge av slike hindringer, jf. reglene om force majeure.
      • I tråd med retningslinjer fra Europakommisjonen vil Diku normalt innvilge utsettelser på inntil 6 måneder, så langt dette ikke innebærer at prosjektperioden utvides utover en total varighet på 36 måneder.
      • Det er en forutsetning for innvilgelse av søknader om utsettelse/forlengelse at koordinator og samtlige partnere har bekreftet sin enighet. Alle institusjoner som er involvert i prosjektet må dermed foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt de ser det som ønskelig/tjenlig å forlenge prosjektet, bl.a. ut fra budsjettrammene som gjelder, egen ressurssituasjon og aktivitetenes verdi for prosjektet.
      • Søknader som det er enighet mellom alle de involverte om å fremme, sendes inn av prosjektets koordinator til nasjonalkontoret i koordinators hjemland. Norske institusjoner som er partnere i prosjekt, trenger derfor ikke å gjøre annet enn å ta stilling til om de vil samtykke til søknader overfor prosjektets koordinator.
      • Norske institusjoner som er koordinatorer for prosjekt hvor det er enighet om å søke om utsettelse/forlengelse, bes sende slike søknader til Diku via post@diku.no. Diku ber om at søknadene merkes med prosjektnummeret, og at de gjøres så kortfattede som mulig. Vennligst merk at det må fremgå av søknaden at dere i egenskap av prosjektkoordinator bekrefter at alle involverte partnere er kjent med og har sagt seg enig i at søknaden innleveres.
      • Diku vil behandle søknaden og melde fra til koordinator og de øvrige nasjonalkontorene som er involvert i prosjektet dersom prosjektperioden blir utvidet. Koordinatorer er ansvarlige for å orientere partnere i prosjektet om utfallet av søknader.

       

      Vi gjør oppmerksom på at Diku vil prioritere søknader om forlengelse/utsettelse for prosjekter med sluttdato fra d.d. – 31. august 2020. Prosjekter med senere sluttdato bes vente med å søke om endringer inntil situasjonen er stabil nok til at dere er sikre på at endringene vil kunne gjennomføres.

      Dersom du har spørsmål som ikke dekkes av informasjonen ovenfor, så ber vi at du tar kontakt med en av dine kontaktpersoner i Diku.

    KA102 og KA116

    • Informasjon for prosjekter knyttet til mobilitet i videregående og høyere yrkesfaglig utdanning (Erasmus+ KA102 og KA116)

      Nedenfor følger litt utfyllende informasjon for prosjekter som finansieres under tiltakene KA102 og KA116.

      • Informasjonen på denne siden som gjelder Erasmus+ gjelder også for KA102 og 116
      • Force majeure-situasjoner må meldes fra om til nadia.brahimi@diku.no. Meldingen må inneholde prosjektnummer, grunn for avbrudd/avlysning og antall mobiliteter det gjelder. Ytterligere detaljer er først nødvendig ved sluttrapportering.
      • Vurdering og godkjennelse av force majeure-utgifter vil skje i forbindelse med sluttrapportering. Nærmere informasjon om rapportering knyttet til force majeure og utgiftsdekning vil bli gitt etter hvert. Vi ber derfor om at 2018-prosjekter avventer sluttrapportering inntil slik informasjon er mottatt.
      • Som eksempler på utgifter som generelt vil bli regnet som nødvendige nevner vi følgende:
        • Alle deltakere som har reist hjem som følge av den oppståtte situasjonen og fortsatt har skole/praksis- og oppholdsrelaterte utgifter i vertslandet (uavhengig av hvor høye eller lave de er), eller fortsetter å følge nettbasert undervisning ved vertsinstitusjonen hjemmefra, får beholde stipend. For KA102 og 116 innebærer dette at elever og lærlinger får beholde tildelt «individual support» for den planlagte perioden så lenge de kan vise til at de for eksempel må betale leien for mer enn den gjennomførte perioden, eller senderorganisasjon kan vise til at mottakerorganisasjon krever midler for mer enn den gjennomførte perioden.
        • Utgifter pådratt til forberedelse og administrasjon av mobiliteter som har blitt avlyst/avbrutt. Slike utgifter kan bli godkjent med EUR 350 per mobilitet. Vennligst merk at følgepersoner ikke anses som mobiliteter.
        • Ekstraordinære utgifter som personer på utvekslingsopphold har pådratt seg for å komme seg hjem til Norge, eller som følge av deres førtidige hjemkomst (f.eks. nødvendige ekstra reisekostnader eller hotellutgifter ifbm. med retur). Vennligst merk at dere må sikre dokumentasjon også for slike kostnader.
      • Godkjennelse av utgifter vil i alle tilfeller være oppad begrenset til det totale tildelingsbeløp. Vennligst merk at godkjennelse av slike utgifter knyttet til force majeure ikke innebærer at dere får nye midler til å gjennomføre aktiviteter/mobiliteter på nytt. Det vil heller ikke ellers være anledning til å søke om ekstra midler for å utvide budsjettrammen for prosjektet.
      • Eventuell søknad om utvidelse av prosjektperiode (maks 36 måneder) kan sendes til din saksbehandler:

    Andre programmer og ordninger

    Nedenfor gis mer utfyllende informasjon for prosjekter finansiert under andre programmer og ordninger.

    EØS-midlene

    • Informasjon til norske prosjektpartnarar

      Situasjonen i dei europeiske landa inkludert i EØS-midlane er som i Noreg sterkt påverka av koronasituasjonen, og vi ser at dette vil kunne få store konsekvensar for prosjekt der mobilitet eller andre aktivitetar no ikkje er mogleg å gjennomføre som planlagt.  

      EØS-midlane skil seg ut frå andre program som Diku administrerer ved at midlane vert forvalta av mottakarlanda. Diku har difor ikkje ansvaret for sjølve programforvaltninga i programmet, og er ikkje involvert i alle beslutningar som no vert fatta frå land til land (ver obs på at tiltak som vert iverksett kan variere frå land til land). Alle  norske prosjektdeltakarar må difor forhalde seg til sin prosjektpartner i sitt samarbeidsland, som igjen skal få informasjon og retningslinjer frå programoperatøren i det aktuelle landet.  

      Sekretariatet for EØS-midlane, Financial Mechanism Office (FMO), kom nyleg med følgjande melding til samtlege programoperatørar om korleis prosjekt finansiert gjennom EØS-midlane (EEA/Norway Grants) skal forholde seg til kostnader og avlyste aktivitetar som følgje av koronasituasjonen. Dette gjeld for alle prosjekt og i land involvert i EØS-midlane:    

      Eligibility of expenditures linked to non-execution of activities due to Corona virus 

      Expenditure for an activity that cannot be executed due to unforeseeable circumstances and exceptional situations caused by the Corona virus developments which are beyond the control of the beneficiary, may still be eligible, if the related costs could not have been avoided or recovered by any form of insurance.  

      Example: Airline tickets/hotel reservations for attending a meeting related to the action. The flight is cancelled/or the ticket is not used due to the Corona virus developments preventing the beneficiary from travelling to the meeting. If the related expenditures fulfil the general eligibility principles of expenditures laid down in article 8(2) of the Regulations applicable to the EEA/Norway Financial Mechanism, or the Programme Implementation Agreements with the fund operators, they are eligible.  

      The entity/person concerned must however quickly put in place all possible measures to limit the damage caused by the unforeseeable circumstances, including measures to limit the related costs, e.g. by cancelling hotel bookings as soon as possible or seeking reimbursement from any form of insurance, if available. 

      The related costs should be properly documented, including with the correspondence about the cancellation of the event/travel, and supported by this communication of the FMO. The Programme Operators/Certifying Authorities and the Fund Operators shall remain responsible for verifying and certifying the costs and make sure that they comply with the eligibility principles and the conditions set out in this message. 

      This communication cannot be used to justify situations caused by negligence or by events that could reasonably have been anticipated nor by personal reasons. 

      Vi vil oppmode alle norske prosjektpartnarar om å halde ein god og tett dialog med sin partnar i dei ulike samarbeidslanda. Skulle du, som norsk prosjektpartnar i eit prosjekt finansiert av EØS-midlane, oppleve utfordringar som urimelege økonomiske krav eller andre ting som avvik stort frå ordinær praksis (utover det eit europeisk utdanningssamarbeid normalt kan by på) vil vi gjerne vite det. Du kan då kontakte oss på e-post. 

    Fulbrightstipendet

    Søknadsfrister

    Under følger informasjon om søknadsfrister for aktive og planlagte utlysninger.

    Aktive utlysninger

    På grunn av koronasituasjonen har Diku og Europakommisjonen besluttet å utsette flere søknadsfrister. Dette gjelder følgende program/utlysninger:  

    Gitt usikkerheten som preger store deler av norsk samfunnsliv om dagen, vil Diku fortløpende vurdere om det må skje ytterligere utsettelser. Eventuelle ytterligere utsettelser vil bli informert om på denne informasjonssiden, samt på siden for den enkelte utlysning.  

    Dikus programoversikt vil alltid være oppdatert med gjeldende frister.

    Planlagte utlysninger

    Diku vurderer fortløpende om planlagte utlysninger må forskyves i tid. Nye utlysninger som åpnes vil publiseres på vanlig måte via Dikus nyhetsbrev og Dikus nettsider.

    Arrangementer i regi av Diku

    Alle konferanser, kurs og seminar arrangert av Diku i perioden fra nå til slutten av april er avlyst. Diku arbeider med å utrede digitale løsninger for å gjennomføre ulike arrangement dersom nåværende situasjon vedvarer.

    Informasjon til internasjonale studenter

    Diku har opprettet en informasjonsside for internasjonale studenter, med lenker videre til aktuell informasjon på engelsk. Målgruppen er både internasjonale studenter som befinner seg i Norge, og studenter som har fått studieplass ved en norsk høyere utdanningsinstitusjon til høsten. Her finner du siden for internasjonale studenter. 

    Informasjon til norske elever i utlandet

    Diku har samlet informasjon angående koronaviruset og konsekvenser dette kan få for elever som er på Vg2-utveksling i utlandet. Her finner du siden for norske elever.